Секретариат

Связь задач управления первичными документами и юридически значимый документооборот

  • 26 января 2017
  • 56

Вопрос

Как связаны задачи управления финансовыми первичными документами и межкорпоративный юридически значимый документооборот?

 

Ответ

Сегодня задача ведения архивов первичных финансово-хозяйственных документов (АПФХД) явно уступает остальным задачам документооборота по распространенности и востребованности. Хотя изначально именно ради ведения баз финансовых документов и внедрялись первые западные системы управления документами. Цель ведения АПФХД заключается в том, что это дает бухгалтеру возможность быстрого и оперативного доступа к оригиналам первичных финансово-хозяйственных документов. Это, в свою очередь, при вводе информации в корпоративную систему ERP дает возможность значительно сократить количество ошибок , а также позволяет при проведении различных аудитов и проверок заметно сэкономить время. В первую очередь автоматизируется работа с такими товарными документами, как акты, счета-фактуры, накладные, причем с входящими и исходящими.

Задача возникает, когда в условиях разветвленной филиальной структуры есть необходимость централизовать финансово-хозяйственный учет, т.к. источники данных в разветвленных филиальных структурах отделены от центра обработки. Также чаще всего задача возникает в случае, когда регулирующие органы усиливают требования к тому, чтобы соблюдались сроки хранения информации и сокращались сроки предоставления информации по запросам, а также при увеличении объема обрабатываемой информации. Потребность в задаче увеличивается, потому что в крупных территориально распределенных хозяйственных структурах создаются единые/общие центры финансового обслуживания (ОЦФО). Там ОЦФО являются так называемыми фабриками финансово-хозяйственного учета.

Обычно система, внедряемая для решения этой задачи, включает в себя три основные компоненты. К таким компонентам относится репозиторий для хранения архивированного контента, т. е. непосредственно то, что называется электронным архивом, средства ввода или архивирования документов в систему, а также сервисные средства доступа к контенту, его обработки, администрирования, отчетности, контроля, массовой выгрузки,  и т. д. Эта компонента является ключевой и предназначена она для того чтобы обеспечить в течение неопределенно длительного периода времени хранение гарантированно неизменяемого контента. Какая именно ERP-система внедрена на вашем предприятии стоит обязательно учитывать, когда вы осуществляете выбор технологии архивирования документов.

Сама компания SAP для обеспечения более эффективного способа хранения архивированного бизнес-контента в SAP ERP рекомендует использовать продукты SAP Document Access/Archiving by OpenText (SAP ADA). Это позволяет организовать прямой доступ к образу архивированного документа от инфозаписи SAP ERP , а также организовать удобные для пользователя способы организации документов и метаданных в древовидные иерархические структуры.

В «1С: Документооборот» доступны схожие по функциональности возможности. Компания «1С» предоставляет модуль интеграции, который позволяет прикреплять документы к проводкам системы. Это очень похоже на то, что имеется в SAP ERP. Но рассчитывать на такой архив, как на единый корпоративный архив электронных документов, скорее всего, не стоит. Надеемся, что развитие «1С: Документооборот» на этом не остановится, и вскоре в этой области можно будет увидеть серьезный прогресс.

Готовые средства ведения архивов отсутствуют для других менее распространенных на нашем рынке ERP-систем, либо эти архивы не являются промышленными и не позволяют защитить архивированный контент от возможных изменений. Это приводит к тому, что каждый раз задачу интеграции архива с другими учетными системами приходится решать фактически заново.

Другой важнейшей компонентой являются средства ввода документов в систему.

Как известно, бумажные документы по-прежнему являются главным носителем финансово-хозяйственной информации. Поэтому, прежде всего, необходимо обеспечить ввод документов в массовом режиме. В мире существует ряд поставщиков, предлагающих подобного рода системы, например ABBYY, Kofax, OpenText, ReadSoft и др.

Вопрос о возможностях и характеристиках систем массового ввода всегда находится в центре внимания общественности благодаря активной рыночной позиции компании ABBYY. По выбору системы массового ввода готовых и универсальных рекомендаций дать невозможно. Здесь следует учитывать разнообразие форматов документов , объемы потоков документов, а также требования к распознаванию и извлечению данных и другое.

С точки зрения задачи ведения АПФХД массовый ввод является только одним из возможных каналов поступления документов с систему обработки, а именно бумажных документов (и их аналогов, например, факсов). Сегодня роль этого канала постепенно снижается, но, несмотря на это, пока еще он является основным, хоть и не единственным.

В России в настоящее время наблюдается заметный всплеск интереса к межкорпоративному обмену в электронном виде юридически значимыми документами. Понятно, что на все документы должны распространяться корпоративные требования по управлению архивированной информацией, все эти документы должны накапливаться в корпоративном электронном архиве.

Действующие правила предусматривают обмен структурированными документами, а именно, актами, накладными, счетами-фактурами, представленными в строго определенном формате XML, а также неструктурированными документами, которые могут быть представлены в любом формате, например, PDF, текстовом, MS Word и др. Именно ради архивирования этих типов документов и создаются системы класса АПФХД.

Таким образом, электронные юридически значимые документы являются одним из типов объектов, которые накапливаются в едином корпоративном электронном архиве. Работа с электронными юридически значимыми документами должна выполняться на основании действующих в компании общих корпоративных правил и положений. Компания «TerraLink» предусмотрела это обстоятельство. Она разработала свой продукт TerraLink xDE для обмена электронными счетами-фактурами и другими электронными юридически значимыми документами. Продукт полностью интегрирован с решениями компании в области управления электронными архивами. В своей работе данный продукт использует единый корпоративный электронный архив, поддерживаемый SAP ERP через специально предназначенный для этого протокол ArchiveLink.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.