Секретариат

Работа с бумажными документами в организации после внедрения СЭД

  • 15 февраля 2017
  • 34

Вопрос

Несмотря на переход нашей организации на использование электронных документов объемы бумажных документов продолжают расти. Как справиться с увеличивающимися объемами документов?

Ответ

Даже после внедрения СЭД сохраняется значительный объем бумажных документов. Ведь отказ от бумажных документов не является главной целю внедрения СЭД. При взаимодействии с внешними организациями и особенно государственными структурами полностью отказаться от оформления бумажных документов невозможно. Причем, даже если в компании внедрены средства электронного согласования, работники не всегда хотят читать документы с экрана. Большинство предпочитает иметь дело с бумажными документами. Кроме того, полностью отказаться от бумажных версий документов не получится, если в организации печатаются документы, требующие, согласно нормативным требованиям, подписания или заверения печатью.
Можно снизить объем бумажных документопотоков, если завершать переход на внутренний безбумажный документооборот последовательно, а также переводя преимущественно в электронной вид все внешние коммуникации.
Для госструктур эффективным способом снижения бумажного документооборота являются подключение к МЭДО и СМЭВ, а также организация электронного взаимодействия с подведомственными организациями. Подобные процессы активно используются в сфере В2В-взаимодействия. Для поддержки электронного взаимодействия существуют аккредитованные государством операторы электронного документооборота.
К мерам существенного снижения объемов бумажных документов в компании можно отнести следующие:
• признание действия документов, подписанных электронной подписью;
• регламентное исключение бумажных процессов обработки документации;
• подключение к контуру безбумажного документооборота всех сотрудников компании. Причем, этот пункт должен касаться не только конечных исполнителей, но также и высшего руководства. Без внедрения мобильных решений для руководителей, которые поддерживают средства согласования, редактирования и подписания документов электронной подписью, полноценный электронный документооборот невозможен. 
Способствует сокращению бумажного документопотока также формирование и предоставление отчетности в электронном виде на мобильных устройствах.
Кроме того, помогает снизить объем бумажных документов автоматизация процессов архивного делопроизводства, внедрение средств формирования архива в электронном виде для передачи в Росархив или организация внутренних электронных архивов.
Организация единых рабочих пространств для работы с данными, обеспечивающих прямой доступ к информации, в числе которых могут быть и средства совместной работы по созданию различных планов и иных документов, также может способствовать снижению объема бумаг в целом.
Словарь
B2B (англ. business to business — рус. «бизнес для бизнеса») —вид экономического и информационного и взаимодействия, при котором юрлица работают не только на конечного рядового потребителя, но и на такие же компании, то есть на другой бизнес.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.