Активировать демодоступ

Секретариат

Преимущества средств коллективной работы

20 февраля 2017
32
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Какие преимущества дают средства коллективной работы, совмещенные с ECM-системой предприятия?

Ответ

Одной из наиболее актуальных проблем для бизнеса в настоящее время является оторванность таких основных элементов коллективной работы, как бизнес-задачи, средства коммуникации, а также инструменты управления документами и контентом компании.

Очень часто эти три важные составляющие слабо взаимодействуют друг с другом, так как они разбросаны по разным системам. Например, для решения какой-либо бизнес-задачи нужно в BPM-решении запустить соответствующий процесс. Однако в ходе работы в этой системе возникающий контент не отражается, так как он находится в СЭД/ECM. В это же время специалисты при решении поставленной задачи взаимодействуют друг с другом посредством каналов электронной почты, оторванной как от BPM-решения, так и от СЭД.

Нужно в первую очередь создать среду, связывающую воедино соответствующие процессы и бизнес-задачи, а также средства коммуникации и контент, возникающий в ходе выполнения процессов.

Система класса СЭД/ECM, которая дополнена средствами коллективной работы, становится средой, хранящей следы взаимодействия сотрудников в ходе создания активов, а не просто структурированным хранилищем интеллектуальных активов организации, документов и информации.

В базовых возможностях современной СЭД/ECM обязательно должны быть реализованы минимум два сервиса коллективной работы. Это сервис формального согласования и сервис совместной подготовки проектов документов.

Такие сервисы помогают сохранить историю создания, утверждения документов, а также комментарии участников при их подготовке, историю их согласования и версии документов.

Формой управления организацией определяется то, каким образом на практике будут применяться инструменты СЭД/ECM для коллективной работы. Например, может преобладать процессный, директивный, проектный или коллегиальный подход к решению бизнес-задач.

Средства формального взаимодействия наиболее востребованы для иерархической вертикали. В этом случае средства коллективной работы по исполнению управленческих решений интегрируются с инструментами учета поручений и резолюций, а также контроля исполнительской дисциплины.

А инструменты неформального горизонтального взаимодействия больше востребованы в компаниях проектного характера. К таким инструментам можно отнести элементы адаптивного кейс-менеджмента.

Помимо непосредственной выгоды от применения средств коллективной работы (добавление возможностей коммуникаций в контексте решаемой задачи, ускорение решения оперативных вопросов), появляется возможность сохранить ход решения задачи. То есть сохраняется не только само решение (в виде конечных документов), но и то, каким образом оно появилось.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.