Секретариат

Хранение входящих документов и СЭД организации

  • 21 февраля 2017
  • 170

Вопрос

До внедрения СЭД в нашей компании все документы независимо от вида отправки подшивали и сдавали в архив. Сейчас же все входящие документы регистрируются и хранятся в СЭД. Что делать с документами, которые приходят по электронной почте? Надо ли их распечатывать и хранить на бумажном носителе и подшивать в архив, если сам документ существует в СЭД.

Ответ

Неправильно говорить, что в СЭД регистрируются и хранятся все входящие документы. Ведь в системе хранятся электронные копии документов, которые поступили в компанию на бумажном носителе, по почте или факсу. Поэтому такие документы должны по-прежнему храниться на бумаге, так как именно бумажные экземпляры будут являться подлинниками документов и нельзя их уничтожать после включения в СЭД и перевода в электронный вид. Электронные версии документов в СЭД (чаще всего это сканы) по сути являются только копиями. Их можно включить в СЭД, работать с ними и хранить столько, сколько потребуется. Срок хранения таких документов может совпадать со сроком хранения бумажных подлинников. Если часть таких документов пойдет на хранение в архив, куда поступают документы с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, то это будут именно бумажные версии документов. А электронные копии могут принять в архив только в качестве фонда пользования.
Бывают ситуации, когда документы приходят в компанию по электронной почте. Например, документ существует только в электронной форме и также в электронной форме пересылается в организацию, или электронная копия документа приходит в компанию по электронной почте, и бумажный экземпляр по почте не досылается. Кроме того, бывает, что электронная копия документа поступает сначала по электронной почте, а после этого бумажный подлинник досылается по почте.
Первый вариант возможен в тех случаях, когда документ носит информационный характер и имеет срок хранения до 10 лет. Для работы его можно распечатать и использовать как документ на бумажном носителе (это будет копия электронного документа). Хранить такие документы организация должна именно в электронном виде.
Во втором случае в компании есть только электронная копия документа, так как подлинник документа в бумажном виде остается в организации — авторе документа. Такой вариант возможен тогда, когда содержание документа имеет информационный характер, и компании не нужно принимать какие-либо решения, основываясь на данный документ. Кроме того, этот вариант возможен в случаях, предусмотренных соглашением сторон информационного обмена.
В третьем случае документом, который необходимо будет хранить, является бумажный документ, который досылаемый адресату по почте после того, как была отправлена электронная копия данного документа.
Правилами делопроизводства установлено, что электронные копии документов должны формироваться в соответствии с номенклатурой дел и индексироваться в порядке, установленном в отношении дел, составленных из бумажных документов. При составлении номенклатуры дел необходимо указывать, что дело ведется в электронном виде.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.