Активировать демодоступ

Секретариат

Подходы для ускорения и упрощения процесса перехода к новой СЭД

22 февраля 2017
54
Средний балл: 0 из 5

Вопрос

Какие существуют подходы для ускорения и упрощения процесса перехода к новой СЭД?

Ответ

Смена системы электронного документооборота (СЭД) похожа частично на первое внедрение системы, компания проходит те же этапы и в процессе, как правило, сталкивается с такими же или похожими сложностями.

У будущих пользователей при осуществлении внедрения первой системы представление о СЭД еще весьма смутное, есть некоторые субъективные ожидания, но, как правило, нет никакого опыта. Сценарии работы в системе, если они и есть, то они весьма ориентировочные. Т.е., взаимоотношения «пользователи — СЭД» можно условно охарактеризовать как «чистый лист».

 У пользователей уже вырабатываются некоторые стереотипы работы в системе СЭД, они начинают понимать, что именно хотели бы получить от СЭД, у них уже есть некоторый опыт, причем  положительный и отрицательный, и, конечно же, велико желание избежать ошибок, допущенных ранее.

Причинами, по которым компании приходят к необходимости в смене одной СЭД на другую может служить высокая стоимость обслуживания системы, моральное устаревание системы, невозможность реализации бизнес-задач, отсутствие технической поддержки системы, а также ресурсоемкость и высокая стоимость доработки системы под новые требования.

Эти причины в основном затрагивают не интересы конечного пользователя системы, а интересы бизнеса. Основными источниками сопротивления, помимо этих пользователей, при повторном внедрении системы могут выступать:

 1. Пользователи, которые ранее работали в старой системе и достаточно свободно и умело в ней ориентировались, привыкшие к сценариям работы и возможностям СЭД, испытывают некоторые сложности, связанные с переходом на что-то новое либо они вовсе не хотят изменений.

2. Пользователи, которые ранее не работали в старой системе и уж тем более они не имеют желания работать в новой. К этой категории относятся руководители высшего звена, которые привыкли работать на бумаге. Рядовых пользователей сюда не относят, потому что к моменту внедрения новой СЭД такие работники должны были либо перейти в первую группу, либо сменить работу.

3. Программные средства, необходимость настройки интеграции с уже существующими программными продуктами (ERP, CRM и др.). Необходимость в обновлении ПО, например, MS Office.

4. Аппаратные средства, необходимость наращивания мощности компьютеров, серверного оборудования, каналов передачи данных и т. п.

Методы ускорения и упрощения процесса перехода будут различаться в зависимости от объекта воздействия. Существуют некоторые рекомендации, с помощью которых возможно превратить пользователей первой группы из противников новой системы в ее сторонников. К таким рекомендациям можно отнести то, что, когда вы будете проводить обучение работе в новой системе, необходимо будет проводить параллели, но только там, где порядок выполнения действий совпадает в обоих системах. Необходимо явно демонстрировать, как новая система будет закрывать их задачи, как она позволит упростить и облегчить их повседневную работу, какими полезными «фишками» обладает система. Также рекомендуется привлекать ранее обученных сотрудников для того чтобы обучить новых пользователей, это будет достаточно комфортным психологическим условием для рядовых пользователей. Можно найти преемника из сотрудников компании.

Плюсы здесь состоят в том, что заказчик понимает то, что с уходом исполнителя в компании останется грамотный сотрудник, а другим пользователям проще будет обратиться к своим коллегам, чем к постороннему человеку в компании.

 Также необходимо персонализировать рабочее пространство, т.е. настроить интерфейс. При модификации системы обязательно следует учитывать плюсы и особенности предыдущей системы, если они отсутствуют в новой, это позволит повысить мотивацию пользователей (используя уже знакомые им сценарии работы). Новым пользователям необходимо предоставить доступ к двум системам одновременно.

Это имеет свои преимущества, так как при необходимости в какой-либо информации старая система может выступать в качестве источника данных, не перенесенных в новую систему, а это означает отсутствие риска провала бизнес-процесса по этой причине. Но есть и недостаток параллельной работы, который заключается в путанице в поиске информации. При этом есть риск низкой эффективности от внедрения, потому что пользователи по максимуму продолжают работать в старой системе, а новая при этом практические или совсем не используется. Но в такой ситуации есть выход, который заключается в том, чтобы предоставлять доступ к старой системе только на просмотр.

Для того чтобы пользователи второй группы тоже приобщились к работе в системе, необходимо продемонстрировать особенности новой системы, способные решать определенные бизнес-задачи, но которые отсутствовали в предыдущей системе. Руководитель должен понимать, для чего необходима автоматизация процессов в целом и какова их роль в качестве примеров для подражания для рядовых сотрудников.

Потребность дополнительной настройки уже существующего ПО закрывается при своевременном и полном исследовании процессов и не должна быть неожиданностью при внедрении. Что касается вопросов, связанных с закупкой дополнительного оборудования в связи с недостаточной мощностью уже существующего, то они должны решаться на организационном уровне и также озвучиваться при исследовании процессов.

Процесс перехода следует упрощать, для этого проектным команда исполнителя и заказчика следует определиться с позицией по следующим вопросам:

• Все ли данные переносить из старой СЭД в новую?

• Всех ли пользователей сразу подключать к новой СЭД или делать это постепенно?

• Все ли бизнес-процессы переносить из старой СЭД в новую?

В пользу одномоментной смены СЭД будут выступать следующие факторы:

• системы концептуально отличаются друг от друга.

Старая СЭД ориентирована на некий узкий процесс, например, регистрацию корреспонденции, а новая система имеет гораздо более широкие возможности по работе с корпоративным контентом;

• автоматизированные бизнес-процессы или департаменты, участвующие в них, взаимосвязаны между собой и их нельзя разделить.

Относительно объема переноса данных из старой системы в новую, необходимо отметить, что здесь надо учитывать востребованность данных, следует проанализировать необходимость миграции информационного «мусора» в новую СЭД. Конечно же, это не касается документов, которые необходимо обязательно хранить и которые имеют определенные сроки хранения.

Если переводить сразу всех пользователей на новую СЭД, то это будет достаточно сложно для проектной команды, нежели для самих пользователей, которым психологически гораздо проще перестроиться при одномоментной смене СЭД. Но такое внедрение, с другой стороны, позволит избежать дополнительных рисков по превышению бюджета проекта.

Таким образом, хотелось бы отметить, что несмотря на достаточно частые претензии пользователей по поводу удобства, простоты и скорости работы в старой системе по сравнению с новой, у повторного внедрения есть один большой плюс, который состоит в том, что перед внедрением мы получаем пользователей, которые могут четко и исчерпывающе обозначить свои требования и которые точно понимают, что они хотят, что позволит успешно избежать части рисков.

×
Простите, что прерываем Вас

Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.