Секретариат

Способы снижения финансовых и временных затрат на внедрение СЭД

  • 7 марта 2017
  • 45

Вопрос

Какие существуют способы снижения финансовых и временных затрат на внедрение электронного документооборота в компании?

Ответ

Для процесса внедрения СЭД справедлив принцип Парето, по которому 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата. И здесь необходимо исключать «лишние усилия». Для этого необходимо предпринять несколько действий:
Во-первых, на этапе внедрения СЭД оптимизировать процессы не нужно
Иногда бывают ситуации, когда параллельно с внедрением СЭД проводится оптимизация бизнес-процессов. Часто эти процессы усложняют друг друга, что приводит к увеличению их длительности и стоимости.
При необходимости оптимизации бизнес-процессов, до начала проекта внедрения СЭД должен завершиться реинжиниринг. Ускорит и уменьшит стоимость первых этапов внедрения СЭД наличие актуальных регламентов или описаний бизнес-процессов.
Во-вторых, необходимо минимизировать объем доработок СЭД.
Автоматизировать типовые бизнес-процессы позволяют практически все современные СЭД в стандартной поставке. Иногда - с некоторыми ограничениями.
На этапе внедрения системы у пользователей обычно возникают требования, которые должны повысить удобство работы с СЭД. Однако реализация подобных требований на этапе внедрения как раз и является теми остальными 80% усилий, которые дают 20% эффекта. Поэтому требования, повышающие удобство работы пользователей, рекомендуется реализовывать уже после внедрения СЭД. Кроме того, нужно постоянно анализировать их необходимость и эффективность.
В-третьих, при внедрении СЭД нужно исключить малоэффективные работы
Проекты внедрения СЭД часто сопровождаются большим объемом расходов, т. е. работами, которые напрямую не влияют на результат. Например: детальным документированием проектных решений и результатов исследования с последующим согласованием. Зачастую в ходе проекта такие документы значительно изменяются и становятся бесполезными. Поэтому часто подобные работы меняю на менее затратные, но при этом более эффективные.
Например, ряд демонстраций внедряемой системы с подписанием протокола готовности системы к внедрению проводится вместо детальных проектных решений.
Кроме того, повысить эффективность процесса внедрения СЭД может внедрение типовой облачной СЭД, в которой весь процесс ограничивается настройкой и обучением пользователей. Такой вариант является самым недорогим и быстрым, но имеет несколько ограничений.
Любая оптимизация или упрощение процесса внедрения СЭД приводит к возникновению некоторых рисков. Поэтому при снижении стоимости и длительности проекта внедрения системы нужно регулярно проводить работу с организационными и техническими рисками.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.