text
Секретариат

Какая информация по поручениям доступна пользователям в процессе работы?

  • 24 марта 2017
  • 36

Вопрос

Какая информация по поручениям доступна пользователям в процессе работы? Можно ли отсортировать поручения и по каким параметрам?

Ответ

Способы предоставления информации пользователям в различных системах могут существенно варьироваться в зависимости от используемой для реализации платформы и профессионализма разработчика. Тем не менее вопрос нашего читателя очень важен, поскольку за ним скрывается совершенно естественное беспокойство по поводу того, сможет ли внедряемая система предоставить ему необходимую информацию быстро и в удобной форме.

Пользователи жалуются, что внедряемые системы автоматизации делопроизводства часто имеют неудобный перегруженный интерфейс. И для того, чтобы найти нужную информацию, приходится делать много нажатий клавиш, листать экран, переходить из одной формы в другую.

Пользователи стараются как можно реже пользоваться такими неудобными системами, из-за этого максимально откладывая исполнение поручений. А это не только нарушает работу организации, снижает заинтересованность и удовлетворенность работой сотрудников, но и обесценивает средства и затраты труда, сделанные организацией на ее внедрение.

При работе с поручениями пользователь должен расставить приоритеты.

Например, он может выбрать те поручения, срок исполнения которых уже истек, либо те, срок исполнения которых истекает в ближайшее время, те, у которых срок исполнения истечет не скоро, но у них высокий уровень важности.

И, конечно же, сам текст резолюции принципиально важен для корректного и своевременного исполнения поручения. Но надо иметь в виду еще и тематику, уровень контроля, состав соисполнителей и, возможно, комментарии коллег, исполнявших поручение на предыдущих этапах рабочего процесса. Крайне полезно было бы увидеть связанные поручения и проанализировать, имели ли место подобные задания ранее и как они исполнялись другими сотрудниками.

Таким образом, для работы с поручением необходимо иметь доступ к очень разнородной информации, и желательно на одном экране. Это не всегда легко организовать, поэтому интерфейсы зачастую бывают перегружены. Тем не менее при профессиональном проектировании пользовательских интерфейсов работа сотрудника может стать намного более простой и удобной.

Так, если список актуальных поручений выводить на экран в табличной форме, то удачным решением будет предоставить пользователю возможность самому решать, какие колонки с информацией выводить на экран в данный момент, а какие нет. Кроме того, подобная экранная форма обычно позволяет отсортировать информацию по значениям выбранного столбца (столбцов) — будь то дата исполнения и (или) уровень контроля и (или) тематика. Главное, чтобы соответствующая информация была предусмотрена в системе.

Разработчику системы желательно предусмотреть еще и возможность отбора поручений из списка на основании определенного критерия, вместо того, чтобы заставлять пользователя всегда просматривать полный список поручений, в т. ч. и не самых срочных.

Пользователь должен иметь возможность отбирать, сортировать, организовывать и использовать любую информацию по любым параметрам, если это необходимо ему для качественного и своевременного исполнения задания, причем информация должна быть представлена в максимально удобной для его восприятия форме.

Но здесь необходимо сделать два замечания.

Во-первых, работа в СЭД требует определенной подготовки. Понятно, что каждая автоматизированная система имеет свою специфику и нуждается в освоении. Человек, как правило, не может эффективно выполнять свою работу, если он не владеет соответствующими инструментами. Более того, требуется формирование навыка работы. Если работа выполняется нерегулярно, то можно ожидать, что она будет неэффективна, а сами пользователи будут жаловаться на неудобство системы. Поэтому в идеале каждый пользователь должен работать в удобном для себя интерфейсе.

Во-вторых, пользователю нужен доступ к корпоративным документам для выполнения своей работы.

Отвечая на весь комплекс требований и ожиданий заказчиков в области работы с неструктурированной информацией, компания TerraLink в своем промышленном продукте TerraLink ECM.ОРД предусматривает единообразные средства поиска по отношению к любым объектам системы, а также возможность последующего гибкого изменения формы представления результатов этого поиска. Пользователь имеет возможность сохранять свои представления, с включенным в них критерием поиска для повторного использования, что существенно экономит время при выполнении регулярно повторяющихся работ.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.