text
Секретариат

Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

  • 27 марта 2017
  • 99

Вопрос

Как привлечь контрагентов к обмену электронными документами?

Ответ

Вопросы организации юридически значимого документооборота с каждым годом становятся все более актуальными. И, прежде всего, это происходит в части финансовой документации. Спектр предложений от операторов электронного документооборота также активно расширяется.

Считается, что организация обмена документами в электронном виде одинаково выгодна всем контрагентам. Ведь это позволяет существенно ускорить и упростить процедуру взаимодействия, минимизировать цепочку производственных процессов и исключить ненужные операции по обработке документов, а также сократить сроки согласования и издержки на доставку документов. Однако пока переход на электронное взаимодействие происходит не очень быстро.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу и их можно было предъявить, например, в суде, необходимы несколько составляющих:

  • 1. Требуется электронная подпись для каждого лица, имеющего право подписи документов. ЭП можно получить в любым специализированном аккредитованном федеральном удостоверяющем центре.
  • 2. Между участниками взаимодействия необходимо соглашение о том, что они договорились обмениваться документами в электронном виде. Причем, соглашения должны быть заключены между всеми участниками взаимодействия.

Проще всем участникам обмена заключить договоры с оператором электронного документооборота. Есть определенные преимущества в работе через оператора. Например, отдельные соглашения с каждым контрагентом не нужно будет заключать. Можно будет обмениваться электронными документами со всеми клиентами своего оператора и даже с клиентами других операторов. У операторов есть технические средства и системы, которые позволяют обеспечить обмен и отследить электронную переписку. Кроме того, почти все операторы имеют аккредитованные удостоверяющие центры, которые выдают и обменивают ключи ЭП.

Обычно оплата услуг таких операторов тарифицируется по объему. Поэтому, если переписка между участниками незначительная, то услуги оператора будут стоить совсем недорого.

Если речь идет о крупных организациях, которые работают со многими контрагентами, и во многом диктуют им правила взаимодействия, то переход к обмену электронными документами будет осуществляться в «принудительном» порядке. Ведь с какого-то момента компания начинает принимать и выставлять документы только в электронном виде. Поэтому все участники, заинтересованные во взаимодействии, вынуждены принимать этот способ обмена документами.

Такое принуждение может носить более мягкий характер. Например, при предоставлении определенных преимуществ контрагентам или более выгодных условий взаимодействия.

А для независимых равнозначных контрагентов, стимулом к переходу на электронное взаимодействие может быть осознание преимуществ и удобства электронного обмена по сравнению с традиционным бумажным документооборотом.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.