text
Секретариат

Как хранить бумажные документы, ранее поступивших в организацию в виде факсов и электронных писем?

  • 3 апреля 2017
  • 408

Вопрос

В нашей организации принимаются на регистрацию письма, поступившие по факсу, электронной почте и т. п. Но, как правило, отправители в будущем досылают эти письма уже в оригинале. Как их хранить? Резолюции руководства на них уже не будет, а письмо, к примеру, уже отработано, на него дан ответ и т. п. И выкинуть жалко, и не знаем, как их правильно хранить. Заводить на них отдельное дело в номенклатуре или нет?

Ответ

В случае возникновения подобных ситуаций не нужно включать отдельный заголовок дел в номенклатуру. Документы, поступившие в компанию в электронном виде (например, по электронной почте или по факсу), необходимо включать в дела на общих основаниях. То есть их необходимо включать в дела с перепиской в соответствии с корреспондентскими или тематическими признаками.

Это нужно делать следующим образом. Прежде всего, письмо, которое первоначально поступило в компанию по электронной почте или факсу, регистрируется. После этого оно направляется на рассмотрение руководителю и передается на исполнение ответственным сотрудникам.

Если после этого компания получает по почте подлинник письма в бумажном виде, то его необходимо зарегистрировать под тем же номером, под которым ранее уже была зарегистрирована электронная копия (факс или электронное письмо). При этом указывается дата поступления бумажного подлинника.

Если документ уже находится на исполнении, то подлинник необходимо направить ответственному исполнителю. А в том случае, если документ уже был исполнен, то подлинник необходимо передать в то дело, в которое было подшито письмо, поступившее по электронной почте или полученный факс, а также копия подготовленного ответа. При этом ни копию письма, ни его подлинник уничтожать не нужно. Факс нельзя уничтожить, потому что на нем может стоять резолюция руководителя. А подлинник письма, поступивший по почте в бумажном виде, нельзя уничтожить просто потому, что это подлинник документа.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.