text
Секретариат

Почему сотрудники не работают в СЭД?

  • 6 апреля 2017
  • 82

Вопрос

Как доказать директору, что внедренная впопыхах СЭД не работает и не только из-за сопротивления персонала?

Ответ

Чтобы проект по внедрению СЭД был успешным, его необходимо выполнять по правилам и стандартам проектного управления. При этом необходимо учитывать, что любой стандарт проектного управления должен включать фазу планирования и оценки проекта.

Согласно данным статистики, на этапе планирования проекта закладывается 70% успеха. Это подтверждают многочисленные зарубежные и отечественные исследования.

Основными причинами неуспешных проектов по внедрению СЭД являются неоцененные риски внедрения и эксплуатации, неправильно сформулированные требования к функциональности или безопасности СЭЛ, а также неготовность инфраструктуры.

Важно понимать, зачем в компании внедряется система. Нужно правильно сформулировать цели внедрения, а также критерии их достижения. Несмотря на то, что это простые измеримые показатели, но их выполнение позволит говорить об успешности проекта.

Крайне важен этап формирования целей проекта, потому что именно на цели необходимо ориентироваться на протяжении всего проекта. Понимание того, для чего выполняется внедрение СЭД, во многом определяет то, что именно и каким образом нужно внедрять. Цели проекта, в отличие от очередности внедрения и требований к функциональности решения, остаются неизменными на всем протяжении внедрения. А недостаток планирования и оценки рисков внедрения СЭД может привести не только к срыву сроков проекта, но быть причиной значительного увеличения издержек на его реализацию.

Хаос автоматизировать невозможно, поэтому внедрение СЭД должно начинаться с описания и оптимизации процессов. Без этого система не только не упростит и упорядочит документационные процессы, но и сделает работу сотрудников еще менее эффективной. Если СЭД будет мешать работать, то сотрудники то будут сопротивляться ее использовать. А в таких условиях будет крайне сложно завершить проект по внедрению.

При этом нужно понимать, что внедрение является только первым шагом на пути к автоматизации. Чтобы система приносила пользу, необходимо спланировать и организовать ее эксплуатацию. Нужно заранее подумать о техническом обслуживании программных и аппаратных средств, о технической поддержке пользователей, а также об обеспечении процессов обучения новых сотрудников.

Необходимо обеспечивать активное использовании системы, чтобы она эффективно работала в организации. Если этого не сделать, то через некоторое время сотрудники перестанут пользоваться СЭД, относясь к ней как к дополнительной бесполезной нагрузке.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.