text
Секретариат

Какая отдача от организации коллективной работы с документами?

  • 11 апреля 2017
  • 39

Вопрос

Какую отдачу можно получить от организации эффективной коллективной работы с документами и задачами?

Ответ

Коллективная работа с документами поможет решить сразу две важные задачи.

1. Она поможет обеспечить исполнение заданий и поручений, а также ежедневные операции в соответствии с должностными обязанностями, требованиями и политикой безопасности и корпоративными процедурами.

2. Коллективная работа помогает пользователю запрашивать у коллег необходимую информацию максимально оперативно. Причем, запросить информацию можно даже у тех сотрудников, которые не назначены исполнителями по задаче или прямо не участвуют в рабочем процессе.

К сожалению, в учетных системах компаний сохранена и документирована далеко не вся бизнес-информация. До сих пор очень много информации находится в личных рабочих пространствах сотрудников. Например, в электронной почте, в различных файлах на жестком диске или просто в памяти.

Кроме того, бывают ситуации, когда документ хоть и находится в корпоративной системе, но найти его может только тот сотрудник, который его туда положил. Это усложняет оперативный обмен информацией между сотрудниками.

Наиболее привычным и распространенным средством организации коллективной работы в компании является корпоративная почта. Однако она имеет ряд недостатков. Так, из-за сбоя в работе почтовых серверов не всегда сообщения доходят до адресата. Кроме того, из-за случайной ошибки в адресе сообщения могут получить не тот адресат. Из-за этого возникают проблемы с обеспечением конфиденциальности переписки. А рассылка сообщений может привести к неконтролируемому размножению копий какого-либо документа. Это приводит к тому, что получение итоговой версии этого документа затруднено и какое-либо важное мнение можно оказаться не учтенным.

Во избежание подобных проблем многие компании для организации коллективной работы используют социальные сети, в которых обсуждение каждого вопроса группируется в одной ветке. Кроме того, можно создавать группы, которые специализированы на определенной теме.

В современных системах управления контентом, социальные функции встроены в основной интерфейс системы. Например, для такой технологии в компании OpenText даже придумали эффектное название: Socialprise (Social – социальный, Enterprise –компания).

В продвинутых системах пользователи также могут обмениваться короткими сообщениями. Такая возможность реализована как часть функционала по управлению рабочими процессами.

Исходя из соображений безопасности ряд компаний закрывают своим сотрудникам коллективный доступ к файловым хранилищам и общедоступным бесплатным сервисам обмена сообщениями. Взамен же предоставляются аналогичные средства от ведущих поставщиков программных средств.

Правильная организация коллективной работы имеет множество плюсов. Например, за счет использования корпоративных инструментов повышается уровень информационной безопасности. Благодаря применению современных информационных технологий повышается удовлетворенность сотрудников своей работой. За счет возможности объективного анализа хода исполнения и результатов работ на каждом этапе рабочего процесса повышается личная ответственность исполнителей. Повышается качество принимаемых решений за счет оперативного получения необходимой информации. Кроме того, значительно сокращаются сроки исполнения заданий за счет обеспечения оперативного взаимодействия с коллегами.

Однако важно помнить, что установка социальной сети или системы управления потоками работ не может автоматически привести к повышению производительности и качества работы сотрудников. Коллективная работа является новой культурой, которую надо внедрять, поддерживать, развивать и, возможно, формулировать как базовый принцип работы компании. А технологии — это важно и полезно, но, увы, вторично.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.