text
Секретариат

Необходима ли номенклатура дел в бумажном виде при организации электронного архива?

  • 25 апреля 2017
  • 160

Вопрос

При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде уже неактуальна? Учет документов ведется в электронном виде?

Ответ

Номенклатура дел обязательно должна составляться в органах государственной власти, а также в подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы передаются в муниципальные и госархивы. Для юридических лиц номенклатура дел необходима для управления документальным фондом компании.

Номенклатура дел, в соответствии с правилами делопроизводства, должна быть утверждена руководителем организации. Если номенклатура ведется в электронном виде, то используется электронная подпись. Документ при этом обладает такой же юридической силой, что и бумажный. Однако работа с номенклатурой в электронном виде на практике вызывает некоторые сложности.

Например, госархивы могут не принять электронный документ. Это нужно учитывать компаниям, передающим документы на государственное хранение.

Чаще всего документы постоянного и длительного срока хранения передаются в госархивы в бумажном виде. При этом соблюдаются все формы, установленные законом. Электронные версии могут быть приняты в качестве резервных копий в случае утери бумажного экземпляра.

Кроме того, номенклатура дел уточняется в течение всего делопроизводственного года и по его окончании. Она даже может дополняться без повторного согласования и подписания руководителем компании. Такая особенность не позволяет вносить изменения в электронную номенклатуру дел, которая была заверена ЭП.

Электронный документ делают недействительным даже небольшие дополнения и корректировки.

Однако использование номенклатуры дел в электронном виде возможно в качестве информационно-справочного массива в СЭД и в качестве электронной версии.

В первом случае данные из эталонной номенклатуры дел являются основой для заполнения справочников в системе электронного документооборота, с помощью которых задаются корректные заголовки для электронных дел и осуществляется автоматическое отслеживание сроков хранения. Во втором – электронная копия может быть размещена в локальной сети или в СЭД для получения централизованного доступа и использования ответственными работниками компании.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.