Как оптимизировать работу с документами и мультимедиа информацией в организации?

48

Вопрос

Как оптимизировать работу с документами и корпоративной мультимедиа информацией в организации?

Ответ

Первым шагом на пути к идеальной модели управления различным контентом является внедрение ECM-системы в компании. На данном этапе очень важно все сделать правильно. Ведь от этого будет зависеть конечный эффект. Необходимо тщательно проработать схемы движения и хранения контента, а также учесть точки соприкосновения с другими системами.

ECM-системы имеют базовый функционал, который существенно упрощает работу с документами. А именно:

  • разграничение прав доступа гарантирует конфиденциальность;
  • единая точка регистрации и доступа позволяет однозначно идентифицировать документ и избежать его дублирования;
  • управление версионностью и жизненным циклом облегчает совместную работу;
  • поиск и навигация.

Если ECM-система в компании уже внедрена, то можно увеличить ее эффективность за счет:

  1. разграничения документов на архивные и оперативные.

Для того, чтобы хранить архивные документы, необходимо использовать отдельные хранилища и узлы. Это позволит существенно снизить нагрузку основной базы и повысить масштабируемость системы. Процесс переноса документов между хранилищами помогают автоматизировать настраиваемые политики.

  1. усиления интеграции с другими системами ИТ-ландшафта.

Можно рассматривать сценарий финансового архива в контексте интеграции с учетными системами. Часть документов, которые предназначены для архивного хранения, отправляются в ECM-систему. За счет этого достигается максимальная разгрузка баз и, как следствие, производительность учетных систем повышается. Из множества систем в едином хранилище происходит консолидация архивных документов. Все это упрощает поиск и аудит.

  1. переноса видео, аудио, графики и прочей мультимедийной информации из баз данных в файловые хранилища.

Это повышает скорость доступа к информации, разгружает базу данных и упрощает ее администрирование. Задача работы с мультимедиа решается за счет DAM-систем (систем управления цифровыми архивами). Частично она может решаться также в рамках ECM. Под работой с мультимедиа подразумевается: потоковый просмотр видео и аудио, асинхронная загрузка больших файлов, а также комментирование материалов с привязкой к таймлайну/координатам.

  1. дедупликации (сжатия) данных за счет применения CAS-хранилищ (аппаратно-программный комплекса, который позволяет накапливать огромное количество информации для долговременного хранения и обеспечивать доступ к данным по контентной адресации).

Хранилища такого типа могут подключаться к ECM-системе в качестве внешнего файлового репозитория. У этого подхода есть свои особенности. Например, наибольший эффект получается при хранении больших объектов (свыше 50–100 МБ) файлов. Для обычных текстовых документов выигрыш от дедупликации будет минимален.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль