text
Секретариат

Что может современная ECM-система в работе с корпоративными данными?

  • 27 апреля 2017
  • 34

Вопрос

Что может современная ECM-система в работе с корпоративными данными?

Ответ

Самые интересные возможности можно отнести к сфере анализа различных корпоративных данных. В СЭД/ECM обычно содержится огромный объем информации, которую можно использовать для повышения эффективности управления. Для этого данные необходимо агрегировать и настроить соответствующие отчеты в системе.

Самым простым примером является анализ исполнительской дисциплины. Инструменты, необходимые для решения этой задачи, уже содержатся в базовом функционале современной СЭД. С помощью этих инструментов компании могут анализировать различные показатели, а в органах власти такие отчеты необходимы для мониторинга работы по обращениям граждан.

Как быстро обрабатываются обращения, из каких источников они поступают и каков процент повторных обращений — это лишь часть показателей, которые можно анализировать и отслеживать. Кроме того, возможно получить срез данных не только по компании в целом, но и по отдельным ее подразделениям и исполнителям, а также по типам оказываемых услуг. Подобная информация позволяет анализировать исторические данные, которые необходимы для формирования целевых показателей эффективности в будущем.

Можно проводить анализ не только по отношению к обращениям граждан, но и к запросам клиентов, если эти запросы регистрируются в системе. СЭД/ECM-системы все чаще стали использоваться в самых разных сферах бизнеса для обработки клиентских обращений — от обработки кредитных заявок в банках до заказов на строительство.

Так как это сфера бизнес-интересов, то степень удовлетворенности и лояльности потребителей и конкурентоспособность компании напрямую зависят от исполнительской дисциплины сотрудников. А в коммерческом секторе такую аналитику можно использовать для совершенствования системы мотивации.

Система премирования привязана к таким показателям, как скорость и качество обработки клиентских запросов.

Разновидности анализа, перечисленные выше, можно считать простыми. Ведь для них не нужно использование какого-либо дополнительного программного обеспечения помимо самой СЭД. А вот для более глубокого погружения в корпоративный контент может быть недостаточно встроенных возможностей системы. В этом случае нужно учитывать, что в настоящее время существует большой выбор специализированных инструментов — систем класса BI, которые могут быть интегрированы с СЭД/ECM.

Такие системы многие организации широко уже используют сейчас, а значит их не нужно внедрять с нуля. Если же подобной системы в компании нет, то заказчик может провести пилотный проект, используя один из относительно простых и недорогих BI-продуктов. Это нужно для того, чтобы понять, нужен ли вообще в компании анализ данных, какие данные нужно анализировать и для чего.

На рынке существуют бесплатные BI-решения. Однако их настройку лучше доверить подрядчику, который внедряет СЭД и располагает необходимыми компетенциями в области анализа данных. Если в ходе пилотного проекта станет ясно, что аналитика востребована, то можно будет задуматься и о внедрении промышленного решения с более развитыми возможностями в области анализа корпоративных данных и высокими показателями производительности.

Например, к более продвинутой аналитике можно отнести мониторинг данных, которые касаются процесса тендерных закупок. Сама закупочная деятельность обычно автоматизируется с помощью СЭД, а мониторинг может касаться масштаба экономии средств. Если по итогам закупки экономия оказалась слишком велика, это может свидетельствовать о недостаточной компетенции сотрудника, готовившего закупку. Если стартовая цена регулярно оказывается завышена, то нужно задуматься о служебном несоответствии специалиста или о низком профессиональном уровне всего департамента. Если же экономия держится на очень низком, то это может говорить о том, что работа с поставщиками проводится плохо и недостаточно проработаны первоначальные предложения и условия дальнейшего сотрудничества.

Еще одно возможное применение BI-инструментов — это всесторонний контроль сроков согласования договорной и финансовой документации. Контроль сроков влияет на доходность компаний, которые поставляют товары и услуги самого разного плана. Если просрочить согласование, то компания получит деньги позже ожидаемого. А, как известно, деньги сегодня гораздо дороже, чем деньги завтра. Углубленная аналитика поможет выявить причины просрочки и определить ответственных за это. Это позволит избежать затруднений в движении средств в дальнейшем, а значит, избежать и прямых финансовых издержек.

Развитые решения BI, помимо результатов анализа, также предлагают и удобные визуальные представления данных в виде инфографики. Диаграммы и графики, в отличие от данных в табличной форме, намного нагляднее и позволяют быстрее выявить тренды.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.