text
Секретариат

Как адаптировать систему к росту компании?

  • 27 апреля 2017
  • 32

Вопрос

Как адаптировать систему к росту компании?

Ответ

Рост компании часто сопровождается географической экспансией, усложнением оргструктуры организации и коммуникаций и освоением новых технологий. Чтобы адаптировать СЭД к росту компании, нужно предусмотреть множество организационных и технических моментов.

Важно заранее спланировать не только актуальные на данный момент границы системы и проекта, но и те, которые станут таковыми в будущем. Нужно понять, какие подразделения, будут работать в СЭД, сколько пользователей будут работать в системе сейчас и сколько включатся в работу через год-два. Также нужно предусмотреть возможность наращивания мощности серверного оборудования. При этом необходимо учитывать не только текущие, но и будущие расходы на приобретение и содержание программного обеспечения. Также нужно развивать средства администрирования системы. В том числе постоянный мониторинг состояния СЭД и ее доступности. При этом нужно создать единое пространство для масштабирования системы.

На прикладном уровне также многое потребуется сделать. Так, нужно стараться выделить паттерны, закономерности, шаблоны еще в ходе проектирования системы. Также необходимо тщательно продумать структуру данных.

Например, каким должен быть справочник номенклатуры дел, чтобы на данный момент в него было удобно загружать данные для уже участвующих подразделений, а через год — для вновь подключенных.

Необходимо ответить на вопрос, какие функции, конфигурации и контуры системы в будут повторяться для разных процессов и подразделений. Можно ли сделать процесс дельнейшего тиражирования и масштабирования более легким или автоматизировать его?

В шаблоне маршрута согласования есть четыре этапа: рецензирование, согласование, консолидация и подписание. Как правило, часть этапов актуальна только для подразделений А и Б, и не актуальна для подразделений В и Г. При этом можно сделать единым для всех подразделений шаблон маршрута, чтобы при использовании его подразделениями В и Г все этапы, кроме подписания, пропускались.

Другой пример — нумераторы документов. Как известно, регистрационный номер исходящего документа помимо порядкового номера содержит еще и индекс подразделения регистратора, а также индекс номенклатурного дела.

Допустим, что на данный момент три подразделения занимаются регистрацией документов в системе, а через полгода их станет пятнадцать. В этом случае можно сделать единым правило нумерации, а счетчики порядковых номеров создавать и подключать к правилу при появления новых подразделений-регистраторов.

Возникает также ситуация с набором виртуальных папок для какого-либо пользователя. Папки нужны каждому участнику этой рабочей группы, независимо от того, в каком подразделении она появлялась.

Такой набор папок можно хранить в виде шаблона в дереве папок, но отображать их только тем пользователям, которые ассоциированы с ролью.

Нужно обратить внимание и workflow-процессы, которые автоматически обрабатывают определенные сценарии в СЭД. Вносить в их логику изменения каждый раз, когда инструмент workflow нужно будет предоставить какой-то новой группе пользователей, нецелесообразно

Другой вопрос, который нужно задать: какие наборы данных целесообразно сделать иерархичными, справочными или матричными?

При автоматизации договорного документооборота бывает, что видов документов всего три (договор, доверенность и приложение), а подвидов — несколько десятков. В этом случае, вместо того, чтобы создавать десятки подвидов документов, можно создать справочник-матрицу. В нем будут храниться все наборы специальных значений для каждого подвида документа. Загружать в документ какой-то конкретный набор можно будет в тот момент, когда в документе будет выбран какой-либо отличительный признак данного подвида.

Еще один актуальный вопрос — какие модули целесообразно реализовать в виде веб-сервисов и предоставлять к ним доступ по шлюзам через API?

Например, система аккумулирует данные по документообороту и исполнительской дисциплине. Однако строить аналитические отчеты компания планирует в системе класса BI. В таком случае СЭД станет источником данных, а BI будет делать к ней запросы и получать ответы.

Развитие структуры данных СЭД можно спланировать так, чтобы не приходилось значительно переписывать интеграцию с BI каждый раз, когда в системе будут появляться новые виды процессов или документов. Здесь работают принципы масштабируемости.

Если в СЭД планируется реализовать какой-либо качественный справочник, например КЛАДР, то можно создать специальный модуль, который будет своевременно обновлять данные и устранять дубли. Он также будет выполнять много полезных функций, делая справочник сервисом с актуальной информацией. В дальнейшем такой сервис может представлять интерес и за рамками системы электронного документооборота. Например, он может служить источником для геоинформационной системы в компании. В таком случае необходимо заранее продумать архитектуру справочника и API к нему для других систем.

Также есть нюансы, которые нужно учитывать при создании системы, на организационном уровне. Так, центр компетенций необходимо выстраивать заранее, поскольку тиражирование системы на новые подразделения или новые функции необходимо сопровождать обучением и адаптацией всех пользователей. Функция обучения может выполняться по-разному, поэтому здесь также важно предусмотреть принцип масштабируемости.

Например, можно обучать пользователей дистанционно или разработать систему адаптации новых пользователей через видео- или интерактивные уроки. Также можно создать институт наставников, при этом выделив и закрепив в обязанностях и штатном расписании подразделений роль наставников, которые смогут закрывать большинство обращений пользователей и выполнять методическую поддержку.

Также не нужно забывать о развитии внутреннего портала и wiki. Ведь благодаря им пользователи смогли бы получать ответы на интересующие вопросы самостоятельно. Также нужно инициировать и поддерживать внутренние мероприятия по обмену накопленным опытом и получению обратной связи от пользователей.

Другой важный оргмомент — развитие службы техподдержки системы. Данную функцию можно централизовать или децентрализовать. Главной задачей является максимально быстрое решение технических вопросов СЭД.

Путей решения этой задачи несколько: на портале или в самой системе можно создать личный кабинет для самостоятельной регистрации и контроля рассмотрения обращений пользователей по техническим вопросам. Кроме того, локальные администраторы на местах могут обладать полномочиями и компетенциями решать технические проблемы пользователей.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.