text
Секретариат

Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота для управления персоналом?

  • 4 мая 2017
  • 44

Вопрос

Какие компании нуждаются в использовании электронного документооборота для управления персоналом?

Ответ

На российском рынке СЭД в основном применяют крупные корпорации, имеющие большую филиальную сеть, а также ритейловый сектор с развитой сетью магазинов в регионах.

Это связано с тем, что в таких компаниях необходим большой объем бумажного сопровождения. Много времени сотрудников HR-служб отнимает пересылка и предоставление документов. Немалый поток операций (прием/увольнение) создают также высокие показатели текучки. В таких компаниях логистика усложняется, поэтому скорость передачи данных снижается. Зато растет риск потери важной для бизнеса документации.

В настоящее время многие компании создают собственные ОЦО - общие центры обслуживания. При этом типовые оперативные функции компаний передаются в специализированный общий центр. Такие центры необходимы для снижения внутренних издержек. Центры выводят в небольшие города.

Рекомендуется принять определенные меры уже на этапе проектирования корпоративного ОЦО. Например, необходимо заранее спланировать автоматизацию документооборота между филиалами и ОЦО.

В автоматизации бизнес-процессов заинтересованы и российские подразделения, филиалы и представительства международных компаний. Автоматизация необходима для снижения финансовых, временных и ресурсных затрат при обмене документами. Но здесь ситуация обратная. Допустим, такие компании хотят провести внутреннюю автоматизацию и оптимизацию процессов. Но все изменения необходимо согласовывать с головным офисом, который находится в другой стране. Филиалу приходится учитывать корпоративную ИТ-архитектуру, требования службы безопасности, а также корпоративные стандарты. В результате, чаще всего внедряются «спустившиеся» сверху корпоративные ИТ-решения, которые учитывают российскую специфику и российское законодательство. При проектировании корпоративных Центров и внедрении СЭД должны учитываться все эти нюансы.

Для российских компаний в настоящее время актуальны такие задачи, как сокращение времени на обмен документами между сотрудниками и разными подразделениями, а также предоставление оперативных и качественных услуг в части сервисов «Личного кабинета» сотрудника.

Эти задачи помогает решать электронный обмен. Однако российское законодательство не позволяет использовать ЭДО в полной мере в кадровом учете. Система обмена документами даже может замедлять работу специалистов HR-службы из-за дублирования функций. Например, чтобы создать электронную копию трудовой книжки работника, необходимо ее отсканировать и сохранить в системе. Это приводит к дополнительному объему работ сотрудников HR-службы.

Конечно, надежность и безопасность документов повышается при хранении электронной копии. Кроме того, не нужно обращаться за оригиналом в отдел кадров, ее можно получить через систему сервисов самообслуживания. Все это значительно повышает скорость предоставления данных не только для самих сотрудников, но и для HR-служб. Однако основной эффект от внедрения СЭД достигается в процессах развития персонала. Например, при подборе, обучении, оценке персонала и формировании кадрового резерва. Компании, инвестирующие в развитие и удержание сотрудников, активно применяют для этого СЭД.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.