Как организовать электронный документооборот с подразделениями и филиалами?

77

Вопрос

Как с помощью СЭД/ECM-системы организовать электронный документооборот с удаленными подразделениями и филиалами?

Ответ

Действительно, одним из самых эффективных способов организовать документооборот с подведомственной сетью является принятие решения о внедрении системы электронного документооборота. В данном случае это поможет сделать существующий документооборот более эффективным и прозрачным, а также решить следующие проблемы:

  • Значительно уменьшить бумажный документооборот (особенно это касается служебных записок и прочих видов переписки по рабочим вопросам);
  • Увеличить скорость оборота документов в подведомственной сети, следовательно, и скорость принятия решений и осуществления деятельности;
  • Сберечь трудовые и временные ресурсы, перенаправить их и увеличить эффективность работников.

Системы электронного документооборота для компаний, имеющих подведомственную сеть и филиалы, обладают более широким инструментарием и возможностями для упрощения документооборота в холдинге. Так, наличие значительного опыта в автоматизации документного оборота позволяет вендорам определенные способы организации удаленной работы. К ним можно отнести следующие:

  • Организация терминального доступа (удаленного рабочего стола);
  • Наличие веб-доступа;
  • Установка мобильных приложений;
  • Репликация;
  • Отлаживание служб системного взаимодействия.

Каждый из представленных способов имеет ряд особенностей, достоинств и недостатков. Так, самым простым и эффективным способом организации удаленной работы является наличие терминального доступа. Только при его организации может потребоваться покупка специального программного обеспечения, надежная защита сетевых ресурсов и дополнительная серверная мощность.

Организация веб-доступа поможет в том случае, если ПО или сама техника не соответствуют требованиям для установки СЭД. Мобильные же приложения помогут скооперировать деятельность сотрудников, имеющих разъездной характер работы.

Репликация позволяет создать так называемое единое рабочее пространство между главным офисом компании и ее подведомственной сетью. При этом необходимо учитывать, что реализация данного способа очень затратна, так как требует отдельной установки системы и персонала, обслуживающего ее.

Каждый из названных способов имеет свои недостатки и преимущества. Выбрать необходимый вариант в конкретном случае поможет обозначение главных целей внедрения ИТ-технологий.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль