Как оперативно перевести бумажные документы в электронный вид?

В первую очередь необходимо позаботиться о наличии сканера в вашей организации, так как это главный способ перевода бумажной документации в электронный вид. И даже в случае, если вы привлечете стороннюю фирму, которая будет выполнять оцифровку имеющейся в компании документации, в дальнейшем в процессе осуществления деятельности сканер обязательно пригодится.

Для начала вы должны обозначить цель, в связи с которой потребовалось проводить перевод документов в электронный вид. Если планируется создание лишь электронных копий документов, то для этого будет достаточно наличия сканера и терпеливого сотрудника, умеющего с ним обращаться. Однако, если в ваши планы входит осуществление дальнейшей работы с полученными электронными документами, их обработка, поиск и актуализация имеющейся информации, то простого сканирования будет недостаточно. В таком случае потребуется создание полноценного электронного архива с удобной структурой, системой навигации и фильтром данных. Важно понимать, что данный случай потребует значительно больших затрат и времени на устройство электронного архива. Кроме того, возникает необходимость наличия сотрудника для работы с электронным архивом (возможно потребуется обучение).

Таким образом, при желании развить работу с электронными документами до второго варианта вам требуется наличие полноценной ЕСМ-системы или СЭД. В данном случае понятно, что оцифровка бумажной документации рано или поздно потребует правильной организации работы с полученными электронным документами. Однако, если проблема заключается в ограниченных ресурсах, то можно начать именно с создания ограниченного функционала ЕСМ-системы, который позволит выполнять стандартные операции с электронным архивом. В дальнейшем возможно наращение функционала и расширение возможностей обработки электронных документов. 

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!