text
Секретариат

Как оперативно перевести бумажные документы в электронный вид?

  • 12 мая 2017
  • 177

Вопрос

Компания на рынке существует уже два года, документооборот ведется в бумажном виде. В основном это договоры и счета. Как максимально быстро перевести все бумажные документы в электронный вид: выгоднее купить сканер или обратиться за услугой к специалистам?

Ответ

В первую очередь необходимо позаботиться о наличии сканера в вашей организации, так как это главный способ перевода бумажной документации в электронный вид. И даже в случае, если вы привлечете стороннюю фирму, которая будет выполнять оцифровку имеющейся в компании документации, в дальнейшем в процессе осуществления деятельности сканер обязательно пригодится.

Для начала вы должны обозначить цель, в связи с которой потребовалось проводить перевод документов в электронный вид. Если планируется создание лишь электронных копий документов, то для этого будет достаточно наличия сканера и терпеливого сотрудника, умеющего с ним обращаться. Однако, если в ваши планы входит осуществление дальнейшей работы с полученными электронными документами, их обработка, поиск и актуализация имеющейся информации, то простого сканирования будет недостаточно. В таком случае потребуется создание полноценного электронного архива с удобной структурой, системой навигации и фильтром данных. Важно понимать, что данный случай потребует значительно больших затрат и времени на устройство электронного архива. Кроме того, возникает необходимость наличия сотрудника для работы с электронным архивом (возможно потребуется обучение).

Таким образом, при желании развить работу с электронными документами до второго варианта вам требуется наличие полноценной ЕСМ-системы или СЭД. В данном случае понятно, что оцифровка бумажной документации рано или поздно потребует правильной организации работы с полученными электронным документами. Однако, если проблема заключается в ограниченных ресурсах, то можно начать именно с создания ограниченного функционала ЕСМ-системы, который позволит выполнять стандартные операции с электронным архивом. В дальнейшем возможно наращение функционала и расширение возможностей обработки электронных документов. 

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.