Вопрос-ответ по теме
- Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером?
- Можно ли сослаться на какой-то документ что приложения должны были прописаны внизу документа?
- Какие правила необходимо соблюдать при нумерации листов дела?
- Может ли на письме быть номер одного структурного подразделения?
- Как обычно справляются со сборами подписей?
Вопрос
Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить выписку из утвержденного руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Ответ
Выписка из документа — это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписка из документа составляется тогда, когда необходимо предоставить не весь документ, а только ту информацию, которая относится к существу запроса, или касается только одного вопроса. Также выписка может составляться, если требуется предоставить небольшой фрагмент объемного документа, если документ содержит конфиденциальную информацию и т.д.
Есть общие правила составления выписок из документов:
- выписка является полноценной копией документа, поэтому должна содержать реквизит «отметка о заверении копии» документа (реквизит 26 в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ).
- выписка содержит все основные реквизиты оригинала документа, воспроизводя только определенную часть текста документа.
Таким образом, в выписке из «Акта о выделении к уничтожению документов» должны присутствовать все ключевые реквизиты: место издания, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, подписи и т.д. Обратите внимание на специальное оформление следующих реквизитов:
- вид документа указывается — ВЫПИСКА ИЗ АКТА;
- в грифе утверждения отсутствует личная подпись руководителя, но обязательно должна быть указана дата утверждения;
- в тексте обязательно должна присутствовать полностью преамбула и заверительная надпись, а основная табличная часть может быть представлена только определенным пунктом/пунктами с соблюдением нумерации, указанной в оригинале;
- личные подписи сотрудника/сотрудников, подписавших акт, также отсутствуют;
- присутствует отметка о заверении копии документа:
Должность лица, заверившего выписку | Личная подпись | Расшифровка подписи |
- выписка обязательно заверяется либо основной печатью организации, либо печатью, специально предназначенной для удостоверения копий и выписок в организации.
Образец оформления документа вы можете скачать здесь.
Читайте также: