Как правильно оформить выписку из утвержденного руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

17 мая 2017
100

Темы:
Оформление документов

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, как правильно оформить выписку из утвержденного руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Ответ

Выписка из документа — это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписка из документа составляется тогда, когда необходимо предоставить не весь документ, а только ту информацию, которая относится к существу запроса, или касается только одного вопроса. Также выписка может составляться, если требуется предоставить небольшой фрагмент объемного документа, если документ содержит конфиденциальную информацию и т.д.

Есть общие правила составления выписок из документов:

выписка является полноценной копией документа, поэтому должна содержать реквизит «отметка о заверении копии» документа (реквизит 26 в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ).
выписка содержит все основные реквизиты оригинала документа, воспроизводя только определенную часть текста документа.

Читайте по теме в электронном журнале

Таким образом, в выписке из «Акта о выделении к уничтожению документов» должны присутствовать все ключевые реквизиты: место издания, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, подписи и т.д. Обратите внимание на специальное оформление следующих реквизитов:

вид документа указывается — ВЫПИСКА ИЗ АКТА;
в грифе утверждения отсутствует личная подпись руководителя, но обязательно должна быть указана дата утверждения;
в тексте обязательно должна присутствовать полностью преамбула и заверительная надпись, а основная табличная часть может быть представлена только определенным пунктом/пунктами с соблюдением нумерации, указанной в оригинале;
личные подписи сотрудника/сотрудников, подписавших акт, также отсутствуют;
присутствует отметка о заверении копии документа:

Должность лица, заверившего выписку

Личная подпись

Расшифровка подписи

выписка обязательно заверяется либо основной печатью организации, либо печатью, специально предназначенной для удостоверения копий и выписок в организации.