Как правильно оформить выписку из утвержденного руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению?

Выписка из документа — это копия части документа, заверенная в установленном порядке. Выписка из документа составляется тогда, когда необходимо предоставить не весь документ, а только ту информацию, которая относится к существу запроса, или касается только одного вопроса. Также выписка может составляться, если требуется предоставить небольшой фрагмент объемного документа, если документ содержит конфиденциальную информацию и т.д.

Есть общие правила составления выписок из документов:

• выписка является полноценной копией документа, поэтому должна содержать реквизит «отметка о заверении копии» документа (реквизит 26 в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ).
• выписка содержит все основные реквизиты оригинала документа, воспроизводя только определенную часть текста документа.

Читайте по теме в электронном журнале

• Можно ли одним приказом утвердить несколько документов по одному вопросу?
• Должностная инструкция секретаря: оформляем правильно
• Письма-ответы. Как правильно согласиться или отказать?

Таким образом, в выписке из «Акта о выделении к уничтожению документов» должны присутствовать все ключевые реквизиты: место издания, дата, регистрационный номер, гриф утверждения, подписи и т.д. Обратите внимание на специальное оформление следующих реквизитов:

1. вид документа указывается — ВЫПИСКА ИЗ АКТА;
2. в грифе утверждения отсутствует личная подпись руководителя, но обязательно должна быть указана дата утверждения;
3. в тексте обязательно должна присутствовать полностью преамбула и заверительная надпись, а основная табличная часть может быть представлена только определенным пунктом/пунктами с соблюдением нумерации, указанной в оригинале;
4. личные подписи сотрудника/сотрудников, подписавших акт, также отсутствуют;
5. присутствует отметка о заверении копии документа:

Должность лица, заверившего выписку

Личная подпись

Расшифровка подписи

6. выписка обязательно заверяется либо основной печатью организации, либо печатью, специально предназначенной для удостоверения копий и выписок в организации.

Образец оформления документа вы можете скачать здесь.

Читайте также:

Составление актов

Как оформить выписку из документа

Выписка из документа