text
Секретариат

Кто указывается в листе ознакомления с приказом

  • 1 июня 2017
  • 292

Вопрос

Кто указывается в листе ознакомления с приказом? До сих пор я думала, что указываются те лица, которые озвучены в тексте приказа. А сейчас мне приносят приказ, в котором в листе ознакомления указаны лица, речь о которых в приказе не идет. Правильно ли это? Как в этом случае быть? Может, имеет смысл добавить фразу «довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся»?

Ответ

Распорядительные документы — это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Распорядительные документы могут быть изданы коллегиальным исполнительным органом организации, или единоличным исполнительным органом.

Распорядительными документами, которые издаются в условиях единоличного принятия решений, являются приказы, распоряжения, указания. Текст распорядительного документа имеет установленную структуру — констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную.

  1. В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.
  2. Распорядительная часть содержит перечисление действий, указываются исполнители и срои исполнения поручений. 
  3. Последним пунктом в приказе указывается фамилия лиц, ответственного за контроль исполнения приказа в целом.
  4. Приказ должен содержать пункт об отмене ранее действующего нормативного документа, если это предполагается. 

В приказ не рекомендуется включать пункт об ознакомлении с документом, т.к. процедура ознакомления должна быть прописана во внутреннем нормативном документе организации, но в отдельных случаях допускается включать данный пункт в приказ, если требуется установить особую процедуру ознакомления и/или особого хранения свидетельств об ознакомлении с документом.

Процедура ознакомления

Процедура ознакомления является одним из ключевых этапов в общем процессе издания распорядительного документа. Ознакомление работников должно осуществляться, как правило, не позднее следующего дня после регистрации документа, и может осуществляться двумя основными способами – рассылкой документов для ознакомления или проставлением визы ознакомления.

Проставление визы ознакомления на документе или в листе ознакомления требуется в соответствии с требованиями законодательных или нормативных документов. Так, например, личная подпись об ознакомлении с документом требуется при возложении на работника дополнительных обязанностей или материальной ответственности.

В иных случаях допускается осуществлять рассылку документов без сбора личных подписей об ознакомлении. При этом рассылка может осуществляться следующими способами – через систему электронного документооборота (СЭД), по электронной почте, размещением копии приказа в общедоступном месте — на электронном сетевом ресурсе или информационном стенде и т.д.

Во внутренних нормативных документах организации должен быть установлен,

  • ответственный за составление списка рассылки;
  • порядок ознакомления с распорядительными документами;
  • порядок хранения свидетельств об ознакомлении с документами (при необходимости).

Ответственным лицом за составление списка рассылки как правило является исполнитель документа, однако внутренним нормативным документом может быть установлен список обязательной рассылки, который может быть дополнен по усмотрению исполнителя. В таком случае работник делопроизводственной службе должен проверять корректность составленного списка рассылки исполнителем.

В лист ознакомления с приказом как правило включаются:

  1. участники процедуры согласования документа;
  2. лица/подразделения, указанные в тексте приказа;
  3. сотрудники контролирующих подразделений организации;
  4. иные заинтересованные лица, не указанные в тексте приказа, по усмотрению исполнителя.

Также исполнитель, если это не установлено внутренними нормативными документами, может определять и процедуру ознакомления с документом, – общая рассылка или сбор необходимых виз ознакомления.

В заключение следует сказать, что процедура ознакомления с документом имеет важное правовое и управленческое значение, поэтому важно не только организовать эту процедуру своевременно, но и в полном объеме, и с соблюдением установленных правил.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.