text
Секретариат

Что делать со старыми инструкциями, которые накопились в организации с 2004 года?

  • 6 июня 2017
  • 226

Вопрос

Организация существует с 2004 года. За это время в ней скопилось большое количество инструкций по охране труда, так как время от времени они перерабатывались и складировались. В конце декабря 2016 года все инструкции по охране труда были вновь переработаны и утверждены. Вопрос: что делать со старыми инструкциями? Я думаю, что нужно было создать приказ о введение инструкций по охране труда в действие с такого числа…, в этот приказ внести, что ранее разработанные и утвержденные инструкции, считать утратившими свою силу. После этого создается приказ о создании комиссии по уничтожению инструкций, утративших свою силу ,которые не несут научной и исторической ценности. Акт об уничтожении документов подписывается комиссией и уничтожается.

Ответ

В систему организационно-распорядительных документов входит большая группа организационных документов, содержащих правила, нормы, положения, регламентирующие те или иные бизнес-процессы организации, определяющие права и обязанности должностных лиц и структурных подразделений организации. К основным организационным документам относят инструкции, регламенты, положения, правила, а также Устав организации.

Организационные документы как правило утверждаются распорядительным документом, решением коллегиального органа, либо руководителем организации. Датой организационного документа является дата его утверждения. Документ может быть введен в действие датой, отличной от даты его утверждения, если это указано в документе, его утвердившем.

Утвержденный организационный документ действует, как правило, до издания новых редакций или его официальной отмены. Порядок утверждения новых редакций организационных документов, внесения в них изменений или отмены, а также порядок учета действующих редакций, или утративших силу, должны быть закреплены во внутренних нормативных документах организации, например, в инструкции по делопроизводству.

Так, в документе может быть прописано, что при издании новых редакций старые считаются автоматически утратившими силу, или в приказ об утверждении новых редакций обязательно должен включаться пункт о признании утратившими силу старых редакций. Официальные документы в организации должны храниться до истечения установленных сроков их хранения.

Кем определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов определяются по перечням документов и законодательным актам. На основании данных документов каждая организация должна разработать индивидуальную номенклатуру дел с указанием сроков хранения документов. В настоящий момент ключевым справочником, определяющим сроки хранения документов, является «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558.


В данный перечень включено большое количество организационных документов, основной срок хранения которых — постоянно (ст. 27а). В перечень отдельно включены Правила по охране труда работающих инвалидов (ст. 616(а)), также имеющие срок хранения постоянно. При этом сделана оговорка, что срок хранения «постоянно» (далее - Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.


Таким образом, в случае отсутствия необходимости хранения организационных документов постоянно — до ликвидации организации, или до передачи дел на хранение в государственный архив, они могут быть выделены к уничтожению по истечении  десятилетнего срока хранения после их отмены, на основании экспертизы ценности документов. Действующие документы, даже если срок их хранения превысил 10 лет, уничтожению не подлежат.

Кто проводит экспертизу ценности?

Экспертизу ценности документов проводит Экспертная комиссия (ЭК), положение о которой и ее состав утверждаются руководителем организации. В соответствии с порядком работы данной комиссии готовятся документы (акт) о выделении документов к уничтожению, которые одобряются ЭК (составляется протокол заседания ЭК) и представляются на утверждение руководителю организации (сам протокол и акт). К моменту составления такого акта сроки хранения документов должны истечь. Так, для нормативных документов, отмененных в 2016 году, срок хранения может истечь не ранее 1 января 2027 года.


После утверждения акта о выделении к уничтожению документов необходимо произвести их фактическое уничтожение способом, принятым в организации, и исключающим восстановление документов – шредирование, сдача в макулатуру и др. Уничтожение документов ранее установленных сроков хранения запрещается.


Итоги

В заключение хочется дать рекомендации не стремиться как можно быстрее уничтожать организационные документы, даже утратившие силу, и даже если нормативные документы допускают это сделать. С инструкциями по охране труда, равно как и с другими организационными/нормативными документами должны знакомиться все работники под подпись. Во избежание конфликтных ситуаций в сфере охраны труда между работниками и работодателем, желательно хранить подобные документы более долгий срок, например, до ликвидации организации.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.