text
Секретариат

Какой вид документа использовать, чтобы вносить дополнения и изменения в список к приказу?

  • 6 июня 2017
  • 176

Вопрос

Здравствуйте, пожалуйста, подскажите, какой вид документа нужен для внесения постоянных дополнений и изменений «Списка работников, питающихся в ДОУ» к приказу № 5. Хотелось бы написать один приказ № 5, а затем при изменении списка (на основании личных заявлений) добавлять к этому приказу листики, которые будут называться: «Дополнение № 1 к приказу №5» или «Приложение № 1 к приказу № 5» или какой-то другой документ. Какой?

Ответ

В практике практически любой организации встречается необходимость в ведении каких-либо списков, перечней, баз данных по различным вопросам. Это могут быть списки подразделений, работников, клиентов, дел (номенклатура дел). Сотрудники, обеспечивающие соответствующую деятельность должны поддерживать данные документы в актуальном состоянии. Сами списки в зависимости от уровня принятия решения могут утверждаться руководителем организации (приказом или грифом утверждения), куратором направления, коллегиальным органом, или составляться на основании иных установленных критериев.

Порядок составления, утверждения (при необходимости) и актуализации подобных документов устанавливается самой организацией самостоятельно, если это не регламентируется законами, иными нормативно-правовыми актами (например, порядок составления поименных списков работников, подлежащих прохождению предварительного и периодического медицинского осмотра, утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 N 302н). При организации данной работы следует учесть следующие факторы:

  1. уровень принятия решения и ответственности при определении перечня информации;
  2. периодичность актуализации;
  3. ответственность за поддержание списков в актуальном состоянии;
  4. порядок внесения информации (включение, исключение, изменение и др.). Сопоставление данных и ряда других специфических факторов и позволит определить порядок ведения того или иного списка/перечня, который желательно закрепить внутренним нормативным документом организации.

Следует обратить внимание, что в случае утверждения списков приказом или грифом утверждения, внесение дополнений методом зачеркивания информации, «вписывания» новых данных, «подкладки» дополнительных приложений не допускается, т.к. после подписания и регистрации документ приобретает статус официального. Порядок внесения изменений в распорядительные документы должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, и как правило, это происходит способом издания нового распорядительного документа такого же уровня.


В предложенном случае возможны следующие варианты утверждения списка работников и внесения в него изменений.

1. Первоначальный список сотрудников утверждается приказом.

Включение и исключение сотрудников также оформляются приказом. Формулировка может быть следующая:

  • включить в список сотрудников…, утвержденных приказом от 00.00.0000 № 5 – перечень сотрудников.
  • исключить из списка сотрудников…, утвержденных приказом от 00.00.0000 № 5 - перечень сотрудников.

Или

Внести изменения в список сотрудников…, утвержденных приказом от 00.00.0000 № 5:

  • включить – перечень сотрудников или перечень сотрудников (Приложение 1 к Приказу);
  • исключить – перечень сотрудников или перечень сотрудников (Приложение 2 к Приказу).

Данный вариант подходит в случае нечастого внесения изменений в списки и при небольшом количестве изменений. При этом ответственный сотрудник должен провести дополнительную работу на основании изданных приказов по актуализации действующего списка.

2. Первоначальный список утверждается приказом или грифом утверждения.

В случае внесения каких-либо изменений списки переутверждаются, предыдущий приказ отменяется.

Данный вариант подходит в случае внесения массовых изменений, но также требует дополнительной работы от ответственного сотрудника по поддержанию списков в актуальном состоянии и предоставлении информации для подготовки приказа.

3.  Первоначальный список утверждается приказом, этим же приказом устанавливается периодичность утверждения новых списков, например, 1 раз в квартал, 1 раз в год. В таком случае отмену приказа с первоначальным списком можно не делать.

В данном случае теряется оперативность предоставления информации в случае необходимости выполнения какой-либо работы, или получения льготы, т.к. сотрудник, подавший заявление после выхода приказа будет включен в утверждаемые списки только при наступлении установленного срока

4. Наиболее оптимальный вариант – утвердить не сами списки, а порядок их ведения и актуализации

Например, приказом закрепить:

  • что в организации есть работники, которым нужно организовать питание;
  • за ведение списка данных работников отвечает должностное лицо (ответственный);
  • что включение в списки осуществляется на основании личных заявлений работников, а исключение из списков – в случае увольнения, или решения руководителя организации (для примера);
  • что актуальные списки указанных работников ответственное лицо обязано не позднее определенного срока после внесения изменений предоставлять в подразделение, организующее данную работу, и указать в каком виде предоставляется информация (на бумажном носителе с подписью руководителя, в электронном виде и т.д.);
  • что ответственный сотрудник осуществляет хранение личных заявлений работников по данному вопросу.

Такая организация работы более эргономична, т.к. позволяет вести единый список,  более оперативно производить его корректировки, а также закрепляет ответственность должностного лица за их актуализацию.

Последний вариант приемлем, если внешними законодательными и нормативными документами нет требования об обязательности утверждения списков руководителем организации, например, для представления в надзорные органы. В случае, если установлено обязательное требование об утверждении данных списков, в работе следует использовать первые три варианта организации работы с изданием распорядительных документов, или составления новых списков, утверждаемых руководителем. 

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.