text
Секретариат

Должна ли организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику?

  • 5 июля 2017
  • 130

Вопрос

Здравствуйте, уважаемая редакция! Наша организация является исполнителем по договору на выполнение определенных работ. Согласно условиям договора мы представляем Заказчику результаты работ (как правило, это технические отчеты, кадастровые паспорта, межевые планы - отражающие специфику деятельности нашей организации). По завершению работ по договору, оформляются: акт сдачи-приемки выполненных работ по договору и счет-фактура. Должна наша организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику? Каким документом это обусловлено? При проверке налоговые органы не потребуют с нас представить результаты работ по данному договору? И если мы должны хранить у себя, то вытекает вопрос: какой срок хранения и согласно какой статье Перечня этот срок определен?

Ответ

Порядок взаимоотношений межу гражданами и юридическими лицами регламентируется Гражданским кодексом РФ. Из договоров и иных сделок, предусмотренных законом, а также из договоров и иных сделок, не предусмотренных законом, но не противоречащих ему возникают гражданские права и обязанностей участников сделок/сторон договора Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами.

Таким образом, все ключевые условия взаимоотношений сторон, в том числе порядок документооборота, как правило определяются соглашением/договором между сторонами, если иное не предусмотрено законодательством. В договоре может быть прописаны следующие условия оформления результатов выполненных работ:

  1. срок предоставления документов;
  2. форма документов (бумажный носитель или электронный);
  3. особенности оформления документов (наличие соответствующих виз согласования, подписей, грифов утверждения, регистрационных номеров и иных реквизитов);
  4. количество экземпляров;
  5. порядок хранения результатов выполненных работ.

Так, например, в договоре может быть прописано, что результаты работ в виде технического отчета или кадастрового паспорта предоставляются – заказчику в бумажном виде (2 экз.) и в электронном виде, а у исполнителя остается электронная форма этих документов. При этом стороны признают, что результаты работ, оформленные указанным выше способом, являются идентичными по содержанию.

Однако, в данном случае следует обратить внимание на особые требования как к выполнению данных работ, так и к оформлению их результатов, которые могут регламентироваться законодательно. Например, в Федеральном законе «О кадастровой деятельности» от 24.07.2007 № 221-ФЗ прописываются права и обязанности кадастровых инженеров при осуществлении кадастровой деятельности.

Данным Федеральным законом предусмотрена их обязанность по хранению актов согласования местоположения границ земельных участков, подготовленных в ходе выполнения кадастровых работ, и передаче их в орган регистрации прав в  порядке и в сроки, которые установлены органом нормативно-правового регулирования в сфере кадастровых отношений (ст. 29.1, п.2, пп.9). При этом ст. 33 данного ФЗ предусмотрено, что при выполнении кадастровым инженером кадастровой деятельности в качестве работника юридического лица, указанная выше ответственность (по хранению актов согласования местоположения границ земельных участков) лежит на данном юридическом лице.


Также Федеральным законом «О кадастровой деятельности» (ст. 36) прописаны основные условия договора подряда на выполнение кадастровых работ: обязанность выполнения исполнителем (кадастровым инженером) кадастровых работ по заданию заказчика, а также передача заказчику документов,  подготовленных в результате выполнения этих работ с учетом требований данного Федерального закона. При этом прописана ответственность заказчика принять указанные документы и оплатить выполненные кадастровые работы, если иное не установлено данным Федеральным законом. Таким образом, Федеральным законом «О кадастровой деятельности» не предусмотрена обязанность по хранению исполнителем результатов работ по договору.


Однако хранение подобных документов может быть оправдано с точки зрения выполнения требований надзорных органов (Росреестр, налоговая инспекция и др.), а также наличия ресурсов для организации хранения и представления данных документов по запросам.

Так при проведении налоговых проверок, которые регламентируются Налоговым кодексом РФ, должностными лицами проверяются, анализируются, сопоставляются и оцениваются документы и информация, имеющие значение для формирования выводов о правильности исчисления, удержания и уплаты (перечисления) налогов и сборов, а также для принятия обоснованного решения по результатам проверки, в частности:

  • договоры (контракты), приложения и дополнительные соглашения к ним;
  • акты приема-передачи; акты выполненных работ;
  • другие первичные учетные документы, подтверждающие факты совершения налогоплательщиком хозяйственных операций (осуществление деятельности), а также иные документы и информация, необходимые для исчисления (удержания) и уплаты (перечисления) налогов (сборов, взносов);
  • иные документы и сведения, в том числе указанные в рекомендациях ФНС России по вопросам проведения предпроверочного анализа налогоплательщика (Письмо ФНС России от 25.07.2013 № АС-4-2/13622 «О рекомендациях по проведению выездных налоговых проверок»).

При проведении проверок должностные лица вправе истребовать необходимые документы  как у проверяемой организации, так и у контрагентов и иных третьих лиц (ст. 93.1. Налогового кодекса РФ). В частности, проверке подлежат правильность исчисления налогов по операциям, связанным с исполнением договоров, обоснованность квалификации договоров, проводятся контрольные мероприятия по проверке взаимоотношений и расчетов с контрагентами.

Учитывая изложенную информацию, можно кратко ответить на заданные вопросы.

1. Должна наша организация хранить у себя дополнительный экземпляр результатов работ, которые направлялись Заказчику?

Результаты выполненных работ желательно хранить в идентичных экземплярах у сторон договора.

2. Каким документом это обусловлено?

Порядок составления документов и их хранения определяются в самом договоре, а также во внутреннем нормативном документе организации-исполнителе. Данное условие должно соответствовать требованию законодательства, регламентирующего специфический вид деятельности организации-исполнителя.

3. При проверке налоговые органы не потребуют с нас представить результаты работ по данному договору?

Документы по исполнению договора, включая акт выполненных работ и результаты работ могут быть затребованы при проведении налоговых и иных проверок.

4. Какой срок хранения и согласно какой статье Перечня этот срок определен?

Срок хранения документов, являющихся результатами выполненных работ (если иное не установлено законодательством) определяется по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Для документов (актов, справок, счетов) о приеме выполненных работ по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной (профильной) деятельности организации, установлен срок хранения 5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, соглашения (ст. 456 (а), прим.1).

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.