text
Секретариат

Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать?

  • 6 июля 2017
  • 283

Вопрос

Можно ли оформить номер приказа с дробью, например 84/1, если его забыли зарегистрировать? Чем следует руководствоваться в данном случае?

Ответ

Регистрация документов является неотъемлемой и одной из важнейших частей общей системы организации работы с документами, важнейшим элементом технологической цепочки движения и обработки документов. Регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).


Правильно организованная регистрация документов является основой создания справочно-информационных систем по документам организации, позволяет сформировать корректную базу данных о документах, осуществлять контроль их исполнения и оперативно получать информацию о самом документе и его движении в организации.


Присваиваемый документам регистрационный номер:

• придает легитимность документу;

• является одним из его ключевых поисковых элементов;

• позволяет оперативно оценить объем документооборота за определенный календарный период в пределах регистрируемого массива. В связи с этим при организации работы по регистрации документов важно соблюдать установленные ключевые правила — регистрировать документы в пределах документальных массивов и установленных календарных периодов, регистрировать документы планомерно, не допуская разрывов в порядковой нумерации.

Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. К присвоенным регистрационным номерам могут добавляться цифровые или буквенные индексы, например – ОД (приказы по основной деятельности), Р (распоряжения) и др.

Регистрация распорядительных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы с документами, соблюдении правил подготовки и регистрации документов разрывов в регистрационных номерах быть не должно.

Однако, в деятельности каждой организации бывают случаи, когда приходится регистрировать документы «задним числом». Конечно, такую практику нужно свести к минимуму, поставив работу с документами так, чтобы исполнители своевременно готовили документы, согласующие лица их своевременно рассматривали, и далее согласованный документ оперативно передавался на подпись руководителю и регистрацию, но полностью исключить форс-мажорные обстоятельства практически невозможно.

При регистрации документов «задним числом» и, соответственно, присвоении регистрационных номеров вне общей установленной системы регистрации нужно учитывать следующие факторы:

  1. Оценить риски такой регистрации документа.
  2. Оценить возможности используемых регистрационных форм/регистрационных систем.

При оценке рисков нужно учитывать обстоятельства, которые способствовали передаче документов на несвоевременную регистрацию. Например, известно, что ряд документов должен быть введен в действие с 1 января текущего года, но зачастую это документы сложные, комплексные, подготовка которых может выйти за рамки установленного периода, однако риск их отсутствия в организации в законодательно или нормативно установленный срок превышает риск несоблюдения установленных внутренних правил организации работы с документами, т.к. может повлечь штрафы и другие административные наказания.

Особенности учетных форм могут не позволить внести запись о документе «задним числом» или присвоить документу дробный (или литерный) регистрационный номер. Например, такое практически невозможно при журнальной системе регистрации или при определенных (жестких) настройках информационных систем.

В последнем случае можно предложить следующие варианты:

  1. резервировать учетные номера под планируемые к подписанию или утверждению документы;
  2. регистрировать документы валовой нумерацией с присвоением следующего порядкового регистрационного номера, но с указанием нужной даты регистрации.

В заключение следует отметить, что с одной стороны общий порядок регистрации отдельных видов документов должен быть закреплен во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, но помимо нормативного документа, также важно закрепить в правилах делового оборота возможность регистрации документов при возникновении форс-мажорных обстоятельствах, например, с использованием дробных (84/1) или литерных (84а) номеров, и учитывать данный фактор при планировании работы делопроизводственной службы и при настройках учетных информационных систем.

При этом руководствоваться нужно:

  1. производственной необходимостью, учитывая снижение деловых рисков для организации,
  2. особенностями применяемых регистрационных форм или информационных систем.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.