text
Секретариат

Как правильно подготовить и уничтожить договорные документы по истечении срока хранения?

  • 17 июля 2017
  • 444

Вопрос

Как правильно подготовить и уничтожить договорные документы по истечении срока хранения, без привлечения сторонних организаций?

Ответ

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения является завершающим этапом жизненного цикла документа. Однако данному этапу предшествует самая важная, наиболее трудоемкая и ответственная процедура экспертизы ценности документов с выделением документов к уничтожению.


Традиционно данную работу в организации проводит постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК), которая с привлечением специалистов профильных подразделений организует оценку документов на основании различных критериев, и, руководствуясь законодательством, перечнями документов и/или номенклатурой дел, готовит списки документов, не подлежащих дальнейшему хранению.


Что касается договорных документов, то экспертиза их ценности зачастую вызывает определенные затруднения у специалистов. С одной стороны, срок хранения данных документов как правило стандартный – 5 лет после истечения срока действия договора, однако, «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558 (далее – Перечень) установлены и иные сроки хранения данных документов, например, постоянно (договоры аренды земли или помещений и др.), 75 лет ЭПК (трудовые договоры), 10 лет ЭПК после истечения срока действия договора (договоры добровольного подтверждения соответствия) и т.д. Поэтому при организации экспертизы ценности договоров следует обращать внимание на следующие критерии:

  1. вид/предмет договора;
  2. срок хранения договора, установленный законодательно, нормативными документами, перечнями и/или номенклатурой дел;
  3. срок действия договора, включая условия о пролонгации и наличие дополнительных соглашений;
  4. комплектность документа (основной договор + все приложения к нему + все дополнительные соглашения к договору, которые являются его неотъемлемой частью);
  5. наличие незаконченных судебных дел в рамках данного договора;
  6. значимость договора для организации.

Таким образом, руководствуясь вышеуказанными критериями можно и без привлечения сторонних организаций грамотно провести экспертизу ценности и уничтожение документов. Для этого нужно:

  • наличие экспертной комиссии в организации (есть утвержденное Положение, утвержден состав);
  • соответствие договоров, рассматриваемых на заседании ЭК следующим критериям:
  1. они завершены делопроизводством (срок действия их истек, отсутствует пролонгация, обязательства завершены, судебных и иных разбирательств нет);
  2. срок хранения их истек (для документов временного хранения срок хранения исчисляется с года, следующего за годом истечения срока действия договора), например, договоры ОСАГО, заключенные в 2010 году, со сроком действия 1 год, могут быть уничтожены не ранее 1 января 2017 года;
  • наличие в организации установленной процедуры физического уничтожения документов, прошедших в установленном порядке экспертизу ценности документов (заключен договор о сдаче документов на утилизацию; самостоятельно проводится уничтожение в присутствии комиссии с составлением акта физического уничтожения документов; документы уничтожаются аутсорсинговой компанией с предоставлением подтверждающих документов и др.).

По итогам проведенной процедуры в организации должны остаться следующие документы:

  1. протокол заседания ЭК;
  2. акт о выделении к уничтожению документов, утвержденный руководителем, и сопровождаемый итоговой записью о фактическом уничтожении документов;
  3. акт о физическом уничтожении документов, или накладные на утилизацию, или иные документы, подтверждающие утилизацию;
  4. учетные документы архива (при наличии) с внесенными изменениями о количестве уничтоженных документов.

В заключение хочется отметить, что экспертиза ценности документов это очень ответственная работа, которая при неправильной организации может повлечь определенные санкции для организации, вплоть до уголовного наказания за предумышленное уничтожение документов ранее установленных сроков хранения.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.