Как пишется заключительная формула "с уважением" в письмах, с абзаца или от границы текстового поля?

38

Вопрос

Как пишется заключительная формула "с уважением" в письмах, с абзаца или от границы текстового поля?

Ответ

К оформлению служебных писем предъявляются определенные требования в зависимости от их разновидности, содержания, адресата и иных ключевых параметров. Общими требованиями являются – оформление документа на соответствующем бланке письма, наличие основных реквизитов (адресата, регистрационных данных (дата и номер), текста, подписи). Служебные письма должны составляться с учетом требований к оформлению основных реквизитов, которые регламентируются действующим ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а также Методическими рекомендациями к данному ГОСТ ("Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ    Р 6.30-2003" (утв. Росархивом)) (далее – Методические рекомендации).

Текст писем должен составляться с использованием официально-делового стиля и иметь определенную структуру - обращение, вводная часть, основная часть и заключение. В тексте писем могут использоваться этикетные фразы (вступительное обращение и заключительная фраза). Под этикетными фразами понимают совокупность устойчивых языковых фраз, помогающих оставаться вежливым и доброжелательным не зависимо от содержания документа. К этикетным фразам в переписке относится вступительное обращение (“Уважаемый Петр Петрович!”, «Уважаемый господин Губернатор!» и др.), заключительная фраза (“С уважением,”). Аналогом заключительной фразы «С уважением,» могут быть фразы «С выражением надежды на дальнейшее сотрудничество.», «С наилучшими пожеланиями,» и т.д. Заключительную этикетную фразу располагают перед реквизитом «подпись», а от реквизита «подпись» отделяют запятой. Она может оформляться как с использованием компьютера, так и дописываться от руки в готовый документ. В таком виде данную фразу может писать только подписант служебного письма.

В действующем ГОСТ Р 6.30-2003 не регламентируется употребление в тексте писем этикетных фраз, в отличие от нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст), срок введения которого в действие отложен до 01.07.2018.

Однако наличие этикетной заключительной фразы регламентируется Методическими рекомендациями, в которых также определены и общие требования к оформлению реквизитов документов: - при печатании документов необходимо соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков): 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно" и др., - 5  (1,25 см) - для начала абзаца в тексте; текст документа рекомендуется печатать на бланках формата A4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата A5 и менее - через один межстрочный интервал. При этом в Методических рекомендациях есть оговорка, что шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

Таким образом, учитывая вышеизложенное, можно сделать следующие выводы:

  1. В соответствии с требованием к оформлению абзаца текста располагать заключительную этикетную фразу реквизита «Текст документа» нужно с абзаца, например:

….

         Надеемся на продолжение наших взаимовыгодных отношений.

         С уважением,

Генеральный директор                                                                                   В.П. Петров

  1. Однако, учитывая оговорку об особенностях оформления отдельных реквизитов документа на усмотрение его автора, оформление заключительной этикетной фразы от левого поля (с 0 абзаца) не будет ошибкой.

В заключение следует отметить, что порядок оформления документов, включая расположение отдельных реквизитов, структуру текста и т.д., должны быть прописаны во внутренних нормативных документах конкретной организации, чтобы не вызывать двоякого толкования исполнителями при подготовке проектов документов.  

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль