Можно ли сослаться на какой-то документ что приложения должны были прописаны внизу документа?

14

Вопрос

Заявитель сдал письмо, но приложения указал в тексте, а секретарь их не увидела. Заявитель говорит, что они были. Как нам теперь поступить? Можно ли сослаться на какой-то документ что приложения должны были прописаны внизу документа?

Ответ

Порядок получения документов/заявлений от физических или юридических лиц устанавливается каждой организацией самостоятельно в ее внутренних нормативных документах, если только это не регламентируется федеральными законами (например, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" от 02.05.2006 N 59-ФЗ (далее – 59-ФЗ)) или иными нормативными документами, в том числе отраслевыми. Во внутренних нормативных документах организации должен быть установлен порядок и форма подачи обращений/заявлений, комплектность документов, приложенных к заявлению, форма (образец) заявления, сроки и порядок ответа на запросы и т.д.

При отсутствии внутренних регламентирующих документов требовать от заявителей оформления обращений/заявлений по какой-либо форме (например, с соблюдением требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") неправомерно. Основанием для отказа в приеме документов может быть отсутствие информации о заявителе и его подпись, т.к. в таком случае заявление может считаться анонимным.

В соответствии с 59-ФЗ заявитель (физическое лицо) при обращении в государственный орган или орган местного самоуправления, в заявлении должен указывать свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагать суть предложения, заявления или жалобы, ставить личную подпись и дату, а в случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин может приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии. При этом законом не регламентируется порядок оформления текста данного заявления, а также отметки о приложении.

Таким образом, если в организации не установлен определенный порядок приема заявлений, и не установлены требования к их оформлению, можно дать рекомендации сотруднику, осуществляющему прием документов (секретарь, экспедитор и др.) внимательно проверять основные реквизиты документа при его получении - подпись заявителя, дату заявления, персональные данные, либо информацию о заявителе, наличие приложений, указанных в тексте заявления, количество листов заявления и приложений. Также при приеме документов желательно осуществлять идентификацию лица, подавшего данное заявление, т.к. это может быть не только сам заявитель, но и его представитель. В таком случае проверяется наличие оригинала доверенности, желательно к заявлению приложить ее копию. При приеме документов будет нелишним получить от лица, передавшего документ, дополнительную контактную информацию – номер телефона или адрес электронной почты.

При получении документа как правило проставляется отметка о получении на копии заявления, которая остается у заявителя. Чтобы при получении документов не возникало дополнительных вопросов как у заявителя, так и у исполнителя документа, в отметке о получении необходимо указывать следующую информацию – наименование организации (например, проставлять штамп организации), дата получения, время получения, количество листов основного документа и копий, фамилия, инициалы лица, получившего документ. При отсутствии приложений заявление может быть принято, если это не противоречит внутренним регламентам организации, и заявления будет достаточно для принятия решения, однако в таком случае на копии заявления обязательно необходимо сделать отметку о том, что документы приняты без приложений. Такая же отметка делается при регистрации на самом документе и в соответствующих регистрационных и учетных формах.

В заключение хочется отметить, что внимание к документам требуется на всех стадиях его жизненного цикла, поэтому при приеме документов лучше потратить лишние 10-15 минут на изучение текста документа и получение дополнительной информации от заявителя (причина подачи, контактная информация и т.д.), чем получить некорректно оформленный документ, работа с которым может привести к негативным последствиям при разрешении конфликтной ситуации, или урегулировании претензий, в том числе и в судебном порядке.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль