Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу?

22

Вопрос

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения? Например, приказы по основной деятельности хранятся постоянно. В данный момент они хранятся в текущем архиве в папке-регистраторе. Когда их нужно прошивать, делать опись: после 10 лет хранения в папке-регистраторе? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу, например, с 2010 по 2015 г.г.?

Ответ

Порядок формирования и оформления дел определен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных Министерством культуры РФ (Приказ от 31 марта 2015 г. № 526) (далее – Правила). Данным нормативным документом определено, что архивные документы в организациях должны хранится в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. В состав архивного фонда организации включаются документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. При этом единицей систематизации документов архивного фонда является совокупность архивных документов, или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу – единица хранения или дело. К единицам хранения предъявляются следующие требования - они должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование документов, включенных в их состав.

Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с "Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст. 19а), но со следующими оговорками: а)  срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Таким образом, если организация своими локальными нормативными актами (например, номенклатурой дел) установила, что приказы по основной деятельности являются документами постоянного срока хранения, то эти документы включаются в состав архивного фонда организации, подлежат соответствующему оформлению и передаче на архивное хранение. Если же необходимость в постоянном хранении такого вида документов организация не определила, тогда приказы составляют часть документального фонда организации, имеют срок хранения 10 лет, не подлежат полному оформлению и хранятся в соответствующем структурном подразделении до момента уничтожения.

В соответствии с требованиями Правил полному оформлению подлежат законченные делопроизводством дела постоянного, временного свыше 10 лет сроков хранения и по личному составу. Полное оформление включает в себя: 1) пересистематизацию документов; 2) подшивку или переплет документов дела; 3) нумерацию листов дела; 4) составление листа-заверителя дела; 5) составление, внутренней описи документов дела (при необходимости); 6) оформление обложки дела.

  1. При подготовке дел для сдачи в архив проверяется полнота содержания дела. Если дело содержит приказы по основной деятельности – проводится проверка наличия всех документов в соответствии с  регистрационными журналами, иными учетными формами, а также всех приложений к приказам. Из дела изымаются черновики, дубликаты. Документы размещаются в деле по мере возрастания регистрационных номеров с более раннего номера к более позднему. При наличии большого объема документов дела разбивается на тома примерно по 250 листов каждый (3-4 см). Как правило в дело подшиваются приказы за один делопроизводственный год (календарный, или учебный и др.) не зависимо от количества включенных в него документов. Безусловно, могут быть исключения, при наличии незначительного количества документов, издаваемых в пределах делопроизводственного года, или иной специфики ведения делопроизводства. Особенности такого формирования дела должны быть, во-первых, оправданны, во-вторых, закреплены в справочных и учетных документах (описях).
  2. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления (скрепки, скобы степлера и др.) из документов удаляются.
  3. Листы нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу документа простым карандашом или нумератором, при этом внутренняя опись и лист-заверитель нумеруются отдельной нумерацией (при наличии более 1 листа).
  4. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и содержит информацию о количестве листов, включенных в дело, особенностях данных листов (формат, вид), особенностях нумерации – наличии литерных или пропущенных номеров. Указывается общее количество листов дела.
  5. Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы проверок и др.). Для документов, имеющих валовую нумерацию (приказы, протоколы, письма и др.) как правило внутренняя опись не составляется, т.к. учет документов осуществляется по регистрационным журналам или иным учетным формам. Особенности нумерации таких документов (литерные, задвоенные, пропущенные и т.д.), а также факт отсутствия зарегистрированных документов  в деле,  оговариваются в сопроводительных и учетных документах (описях). При сдаче дел в архив к документам может быть приложена справка, сопроводительная записка, описывающая специфику делопроизводства по данным документам. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
  6. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения. Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела. На обложке может указываться архивный шифр дела.

Документы же временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению - допускается документы в деле не пересистематизировать, не прошивать (оставлять на хранение в папках-регистраторах), не проводить нумерацию листов, не составлять внутреннюю опись и лист-заверитель. Оформление обложки дела является обязательным требованием к оформлению дел с временными сроками хранения.

Документы, включенные в состав архивного фонда организации, подлежат сдаче в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. Архив имеет право отказать в приеме некорректно оформленных дел, или при отсутствии на них описей. Хранение неучтенных дел в архиве не допускается.

Таким образом, исходя из требований Правил, приказы по основной деятельности, имеющие срок хранения постоянно, должны быть подготовлены к сдаче в архив (оформлена обложка, прошиты, пронумерованы, описаны и др.) в срок не ранее 1 года и не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. На документы, передающиеся в архив, должна быть составлена опись. Хранение приказов в одном деле за несколько лет допустимо, но должно иметь веские причины. Особенности формирования дела, в том числе включение в него документов за разные периоды должно быть отражено в предисловии к описи, или в справке, которая передается вместе с делом в архив. Рациональнее формировать приказы за разные годы в разных делах.

В заключение необходимо отметить, что несмотря на наличие действующих Правил, распространяющих свое действие на все организации не зависимо от форм собственности, строить работу по организации оперативного и архивного хранения необходимо на основании индивидуально разработанных внутренних нормативных документах, учитывающих специфику организации.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения» Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль