text
Секретариат

В приказах по основной деятельности ошибочно пропущены регистрационные номера. Что делать в этом случае?

  • 17 октября 2017
  • 364

Вопрос

В приказах по основной деятельности ошибочно пропущены 5 регистрационных номеров. Например: идет регистрация под № 385 и после него сразу № 390. Что делать в этом случае?

Ответ

Регистрация документов - важнейший этап организации работы с документами. Он включает присвоение документу регистрационного номера в пределах соответствующего массива документов и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)).

Грамотно организованная регистрация документов - основа создания справочно-информационных систем. Она позволяет вести количественный учет документов (объем документооборота) и оперативно получать информацию о самом документе и его движении в организации. Помимо учетной функции, регистрационный номер придает легитимность документу и является одним из его ключевых поисковых элементов. Поэтому так важно при регистрации документов соблюдать установленный порядок, не допускать дублирования номеров и/или разрывов в порядковой нумерации.

Регистрация распорядительных документов, как правило, ведется в пределах установленных групп документов (отдельно приказы и распоряжения, отдельно приказы по личному составу и т.д.) валовой нумерацией в пределах календарного года. Регистрация данных документов должна осуществляться в день их подписания, и при правильной организации работы разрывов в регистрационных номерах быть не должно. Такая ситуация практически невозможна, если документы регистрируются в системах электронного документооборота, когда номер присваивается автоматически. Однако, при регистрации документов в бумажных журналах регистрации, ошибки в нумерации не исключены.

Вам необходимо понять, насколько сбой в регистрации критичен. Если принятая в организации система регистрации не допускает пропусков номеров, можно присвоить пропущенные номера другим распорядительным документам, которые изданы позже, с проставлением соответствующей даты регистрации.

В случае, если такой пропуск не несет существенных рисков, или технически невозможно произвести корректировку, предпочтительнее ничего не менять и продолжать регистрацию более поздних документов последующими номерами. Однако, пропуск номеров должен отражаться в следующих учетных документах:

- справке об объеме документооборота;

- справке или предисловии к описи (при сдаче дел в архив).

Общий порядок регистрации отдельных видов документов должен быть закреплен во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству. Все особенности ведения делопроизводства (регистрационные группы, наличие литерных или пропущенных номеров) должны быть отражены в учетных формах или справках, которые составляются при подготовке дел к сдаче в архив организации.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.