Как правильно в протоколах и приказах прописывать поручения при временном отсутствии руководителя подразделения? Кому в системе электронного документооборота направлять такое поручение?

26

Вопрос

Как правильно в протоколах и приказах прописывать поручения при временном отсутствии руководителя структурного подразделения (в отпуске/командировке/на больничном...)? Кому в системе электронного документооборота направлять такое поручение: отсутствующему работнику или и.о.?

Ответ

В каждой организации издаются определенные виды распорядительных документов. К распорядительным документам, которые издаются в условиях единоначалия, относятся приказы, распоряжения, указания. Также к распорядительным документам относятся решения коллегиальных органов, которые фиксируются в протоколах заседаний и совещаний.

Документы, изданные единоличным исполнительным органом (приказы) или решения коллегиальных органов (решения), как правило, содержат поручения. В зависимости от системы управления и уровня принятия решения в организации могут оформляться отдельные поручения без распорядительных документов (задачи). Также поручения содержатся в резолюциях на входящих и внутренних документах (внутренняя переписка, служебные записки и др.).

Поручения, выданные руководителем или коллегиальным органом независимо от вида документа, в котором оно закреплено, имеют устоявшуюся структуру: что сделать, в какой срок и кому.

Основной текст поручения – «что сделать», должен лаконично и четко содержать поставленную задачу исполнителям. Формулировки должны быть краткими, исключающими двойственность толкований, а также должны иметь определенный и измеримый результат.

Поручение как правило содержит конечную дату исполнения («в какой срок»), которая является основой для организации контроля исполнительской дисциплины. В поручении может быть прописана не конкретная дата, а период исполнения, при этом последняя дата будет являться отчетной. Также поручение может не содержать конкретные даты исполнения, а устанавливать периодичность выполнения той или иной работы. Сроки исполнения поручений в распорядительных документов устанавливаются индивидуально автором поручения. Сроки исполнения входящих документов могут регламентироваться законодательно/нормативно, и в таком случае автор поручения может его только сократить. Контроль исполнительской дисциплины организуется как правило силами сотрудников делопроизводственной службы, при этом на контроль берутся поручения, имеющие конкретные даты исполнения. В том случае, если поручение содержит некий цикл или При наличии конкретных контрольных дат исполнитель должен помнить, что в указанный срок необходимо не только полностью выполнить поставленную задачу, но и представить соответствующий отчет об исполнении автору поручения.

Третьей ключевой составляющей управленческого поручения является назначение исполнителей. Как правило, в резолюциях прописываются конкретные фамилии основного исполнителя (указывается первым) и его соисполнителей. В распорядительных документах поручение, как правило, дается должностному лицу, или лицам с указанием его должности и фамилии.

Организация вправе установить индивидуальные способы назначения исполнителей, например, указывать только должности без указания конкретных фамилий, определять уровень руководителей или специалистов, кому могут даваться поручения. Например, только уровень прямого подчинения руководителю организации, или структурного подразделения. При этом в организации во внутренних нормативных документах также может быть закреплено кому могут даваться поручения в случае официального/неофициального отсутствия руководителей. Во-первых, определяется кому даются поручения: основному должностному лицу, или лицу, его официально замещающему. Последний вариант оправдан, если отсутствие основного исполнителя длительное, или срок исполнения приходится на период его замещения. Во-вторых, определяется кому должен направляться документ на исполнение, если для основного исполнителя назначено замещающее лицо. Также в документах желательно прописать технические возможности замещения исполнителя в информационных системах, системах электронного документооборота.

Таким образом, определяя конкретных исполнителей при оформлении поручений, необходимо учитывать принятую в организации систему документационного обеспечения управления, порядок замещения работников на период их отсутствия, а также технические возможности информационных систем, включая настроенные права доступа и замещения сотрудников.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль