Может ли ОАО передать на хранение все архивные документы негосударственной организации по договору оказания услуг?

10

Вопрос

Открытое акционерное общество имеет свой архив, в котором на хранении находятся документы постоянного срока хранения, по личному составу, а также документы ликвидированных филиалов по личному составу с 1950 года. Может ли ОАО передать на хранение все архивные документы негосударственной организации по договору оказания услуг (работа с документами, ответы на запросы, выдача справок на стаж и заработную плату по документам личного состава)? Является ли такая передача законной в свете ФЗ О персональных данных. Т.к. согласие субъекта получить невозможно, т.к. в архиве есть дела на уволенных сотрудников.

Ответ

Вопросы обеспечения сохранности документов организаций разных форм собственности регламентируется федеральными законами, а также нормативными документами в области организации работы с документами.

Основным законом, который регулирует общие вопросы хранения, учета, использования архивных документов является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – 125-ФЗ). Также требования об обеспечении сохранности документов акционерных обществ регламентируются Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст.89 «Хранение документов общества») и Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ". 

В соответствии с данными документами организация хранения документов акционерного общества должна обеспечиваться его единоличным исполнительным органом. Организация хранения документов, образовавшихся в деятельности структурных подразделений общества, до передачи их в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений общества.

В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу должны передаваться в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не было, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества.

Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим. Федеральным законом об архивном деле предусмотрена также обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу в течение установленных сроков хранения, которые составляют (если иной срок хранения не установлен перечнем документов):

  • для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, - 75 лет;
  • для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, - 50 лет.

Порядок предоставления документов, связанных с трудовыми отношениями между работником и работодателем также регламентируется Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). В ст. 62 ТК РФ указано, что работодатель обязан в срок не позднее 3-х рабочих дней по письменному заявлению выдать работнику копии документов, связанных с работой: копии приказа о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Организация работы с персональными данными физических лиц, в том числе работников, регламентируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – 152-ФЗ). Положения 152-ФЗ не распространяются на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации (125-ФЗ).

Таким образом, руководствуясь положениями федеральных законов 125-ФЗ, 152-ФЗ, «Об акционерных обществах», а также ТК РФ, иными нормативными документами, регламентирующими порядок хранения документов по личному составу и предоставления информации по данным документам можно сделать следующие выводы:

  1. Передавать документы, в том числе по личному составу на оперативное хранение внешней организации (аутсорсинговая компания) возможно, предусмотрев в договоре соблюдение требований конфиденциальности полученной информации и прописав поручение на обработку персональных данных субъектов.
  2. Предоставить полномочия аутсорсинговой компании на выдачу официальных справок о зарплате, стаже работы и др. невозможно, т.к. это противоречит требованиям ТК РФ. В данном случае аутсорсинговая компания обязана в рамках договора предоставлять организации необходимую информацию, на основании которой оформляются надлежащим образом удостоверенные справки, копии документов и др. для передачи работнику, в т.ч. и уволенному.
  3. Допустимо (оценив возможные риски) в рамках договора с аутсорсинговой компанией предусмотреть возможность выдачи соответствующих справок/копий документов от имени самой организации. В таком случае необходимо оформить соответствующие доверенности сотрудникам аутсорсинговой компании на представление интересов организации, обеспечить наличие в данной компании соответствующих бланков документов организации, а также печатей и штампов.
  4. Одним из вариантов решения данного вопроса является передача полномочий как по обработке и хранению документов, так и по исполнению запросов социально-правового характера официальным архивным учреждениям (федеральным государственным архивам, архивным органам и государственным архивам субъектов Российской Федерации, муниципальным архивам). Однако передавать в данные учреждения на архивное хранение возможно только документы ликвидированных организаций, в том числе филиалов, в соответствии с договором между организацией и архивом. При передаче документов на архивное хранение дополнительно прописывать поручение на обработку персональных данных не требуется.

В остальных случаях ответственность за хранение документов в пределах установленных сроков хранения, а также за исполнение запросов лежит на самой организации, вне зависимости от того, каким образом организовано физическое хранение документов.

В заключение необходимо отметить, что порядок организации работы с документами в организации, в том числе с документами, содержащими персональные данные, включая оперативное и архивное хранение, использование документов, исполнение запросов социально-правового характера, должен быть закреплен в локальных нормативных актах. При передаче документов на внешнее хранение особо следует оговорить условия конфиденциальности, порядок обработки персональных данных и исполнения запросов.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале
    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль