text
Секретариат

Все ли архивные документы акционерного общества должны храниться в запираемых шкафах или только часть документов особой важности?

  • 28 декабря 2017
  • 191

Вопрос

В нашем акционерном обществе документы хранятся в отдельном помещении (архив) на металлических открытых стеллажах в соответствии с пп. 4.4.2.1. Основных правил работы архивов организации. Мы получили предписание о неправильном хранении документов в соответствии с п. 3.6 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ: документы должны располагаться в запираемых шкафах. Это нарушение законодательства РФ к порядку хранения документов? Все ли архивные документы акционерного общества должны храниться в запираемых шкафах или только часть документов особой важности?

Ответ

Порядок и сроки хранения документов акционерных обществ регламентируются Федеральным законом от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (далее – Положение). Также на документы, порядок и сроки которых не регламентируется данными законодательными и нормативными документами, распространяют действие иные законы и подзаконные акты.

В соответствии с п. 3.6. Положения документы акционерного общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Хранение документов в запираемых шкафах также предусмотрено п. 4.4.2.1. Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 и п. 2.11.3 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19.

Данное требование относится ко всем документам акционерного общества, подлежащих архивному хранению, т.е. документам долговременного и постоянного сроков хранения. Как правило объем таких документов не очень большой, поэтому для организаций не должно составить труда обеспечить для них особые условия хранения, предусмотренные также нормативными документами.

Соответственно, если вы не соблюдаете требования, которые регламентируют хранение документов, это может повлечь административный штраф:

  • для должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей;
  • для юридических лиц - от 200000 до 300000 рублей (ч. 1 ст. 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Что касается хранения иных документов акционерных обществ, то в соответствии с Положением документы до передачи их в архив должны храниться в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества. Организация их хранения должна обеспечиваться руководителями структурных подразделений общества. Соответственно, по истечении сроков хранения, документы должны быть выделены к уничтожению и уничтожены в установленном порядке, а не передаваться в архив.

Таким образом, в своих внутренних документах акционерное общество может регламентировать особый порядок хранения архивных документов, а также порядок оперативного хранения документов, не подлежащих сдаче в архив . Также оптимальным решением будет разделить оперативное и архивное хранение не только нормативно, но и физически, оборудовав архивохранилище металлическими шкафами для хранения наиболее важных документов общества.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.