text
Секретариат

Как правильно обозначать переходящие дела в номенклатуре дел? Какие дела считаются переходящими?

  • 28 апреля 2018
  • 441

Вопрос

Проблема с переходящими делами при заполнении номенклатуры дел за 2017 год. Есть журнал печатей и штампов который ведется с 2012 года. Нумерация сквозная, т.е. дело переходящее. Всего у нас 7 томов на конец 2017 года, один том, последний, завели в 2017 году. Какую указывать цифру в 3 графе? Если мы пишем 1, то получается в следующем году в номенклатуре дел за 2018 год мы будем ставить «-», а в примечании писать всего 7 томов? И вопрос по личным делам сотрудников: в номенклатуру вносить количество заведенных личных дел или закрытых?

Ответ

В номенклатуру дел могут включаться переходящие дела по вопросам, которые не были решены в течение одного года. Переходящие дела вносят в ежегодную номенклатуру дел под тем же индексом, что и в прошлом году. При этом отметку о том, что дело переходящее необходимо делать в графе 5 «Примечание». Также в итоговой записи по окончании делопроизводственного года указывают количество переходящих дел.

К переходящим относят дела, которые не закончены делопроизводством и не подлежат сдаче в архив:

  • различные журналы учета прошитые и пронумерованные (до момента их закрытия);
  • личные дела работников (до момента их увольнения);
  • судебные и претензионные дела (до момента закрытия судебного дела или снятия претензионного вопроса);
  • договоры (до момента истечения срока действия или расторжения);
  • переписка по определенным вопросам;
  • документы по проектам (до закрытия проекта) и т.д.

Порядок оформления и закрытия  журналов учета должен регламентироваться во внутренних нормативных документах организации. Необходимо определить, какая дата станет датой закрытия данного журнала. Например, дата, когда в журнал внести последнюю учетную запись, или дата списания последней печати/штампа и т.д.

Если журнал будет закончен делопроизводством после заполнения последней учетной графы в текущем году, то на следующий год он переходить не будет в графе 3 ставится «1» и другие отметки не делаются. Если журнал начат в текущем году и не заполнен до конца, то он будет переходящим на следующий год в графе 3 ставят «1», в графе «5» делается отметка «переходящее». Если с прошлого года перешло 7 журналов, которые были закрыты в текущем году, а 1 журнал был начат в текущем году и не закрыт в графе «3» ставится количество дел «8», а в графе «5» указывается, что переходящее дело одно («1»).

Если журнал должен закрываться по мере списания печатей, и таких к текущему году было заведено N-ое количество, то все они будут являться переходящими. В графе «3» указывается N количество (или N + N журналов текущего года), и в графе «5» делается отметка «переходящие». И так дела будут переходить по мере закрытия в делопроизводстве.

Прочерк или «0» в 3 графе номенклатуры дел ставится, если дело (запланированное к заведению) не было заведено. Если же в номенклатуре дел за предыдущий год указано количество переходящих дел, то при закрытии номенклатуры за текущий год дел должно быть как минимум то количество, которое перешло с прошлого года. Если по ряду причин (утрата, передача в другое подразделение и др.) дел стало меньше, об этом обязательно составляется справка для архива.

По такому же принципу учитываются в номенклатуре дел личные дела работников. Если с прошлого года было 2 переходящих дела, и дополнительно оформили еще 2 личных дела и не закрыли, то в итоговой записи за текущий год дел будет 4. Если же одно дело закроется, то количество заведенных дел будет 3.

В организациях, где большой штатный состав и представительная номенклатура дел, в номенклатуру могут включать графы с личными делами работников и личными делами уволенных. Количество личных дел уволенных будет соответствовать количеству закрытых личных дел в текущем году.

Номенклатура дел является основой для составления архивных описей для дел постоянного и долговременного хранения, а также основным учетным документом в делопроизводстве и архиве организации для дел временного хранения. Уделите вимание учетной функции номенклатуры дел.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.