text
Секретариат

Всегда ли нужно организации отвечать на письмо-запрос?

  • 18 мая 2018
  • 62

Вопрос

В наше муниципальное учреждение поступила копия запроса городской Думы. Обращение в тексте идет по имени к первому адресату. Тема запроса касается нас косвенно. Должны ли мы отвечать на это письмо?

Ответ

Порядок организации работы со справочно-информационными документами, в том числе с поступающими письмами, устанавливается каждой организацией самостоятельно во внутренних нормативных документах, если только он не регламентируется внешними нормативными документами, или законодательными актами.

В зависимости от разновидности писем они могут направляться как одному, так и нескольким адресатам. Порядок оформления реквизита «Адресат», а также способ направления документа определяются его авторами. Например, предложения о сотрудничестве принято адресовать конкретному получателю, а их может быть много. Если письмо затрагивает интересы нескольких сторон, то, как правило, оформляют один оригинал, в котором указывают несколько адресатов. При этом адресат, указанный первым – основной, а для остальных информацию направляют для сведения. К таким разновидностям писем относят: претензионные письма, исковые заявления, жалобы. Основным адресатом при этом выступает организация, у которой есть полномочия, чтобы решить тот или иной вопрос, изложенный в письме.

Часто вместе с письмом направляют дополнительные документы (приложения к письмам), рассматривать которые должен только основной адресат. В таком случае в отметке о приложении обязательно указывают, что приложение направляется только в первый (основной) адрес.

В каждой организации в соответствии с установленной процедурой обрабатывают поступившее сообщение: регистрируют, предварительно рассматривают, направляют руководителю, затем – исполнителю в соответствии с резолюцией или по содержанию письма. Если документ подлежит исполнению, то его ставят на контроль, и соответственно контролируют его исполнение. При этом исполнение писем не всегда должно завершаться направлением ответа. Что касается писем, где адресат стоит в копии, то исполнение данного документа определяется либо установленной внутренней процедурой, либо требованиями законодательства, либо самостоятельно руководителем в зависимости от содержания документа. В отдельных случаях автор письма (особенно если это вышестоящая организация), направляя документ нескольким адресатам, предполагает получение общего ответа по вопросу. В таком случае основной адресат будет главным исполнителем документа и вправе запросить у соисполнителей необходимую информацию.

Соответственно, если тема полученного запроса от вышестоящей организации напрямую не касается деятельности организации, и руководитель организации не принял решение направить на него ответ, то отвечать не нужно. Однако, чтобы не сомневаться в своих действиях, рекомендуем: а) созвониться с исполнителем письма (см. отметку об исполнителе на самом документе); б) связаться с основным адресатом (если эта организация или иное лицо связано с вашей организацией какими-либо организационными, технологическими или финансовыми процессами), чтобы уточнить необходимо ли предоставить ответ или информацию.

В заключение отметим, что в каждой организации должен быть установлен свой алгоритм организации работы с документами, в том числе и с входящими письмами, должно быть прописано, кто, в какие сроки исполняет документы, какие документы не подлежат исполнению, каким образом будут формироваться дела с исполненными документами и т.д. Данные процессы необходимо документально закрепить во внутренних нормативных документах в области делопроизводства, например, в Инструкции по делопроизводству.

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.