text
Секретариат

Как правильно регистрировать документы, если функции регистрации выполняют несколько сотрудников разных подразделений?

  • 18 мая 2018
  • 26

Вопрос

В организации приказы по личному составу регистрируются и у делопроизводителя и у специалиста по кадрам. У кадровика — прием, увольнение, перемещение, отпуска и др., а также есть приказы со сроком хранения 5 лет. У делопроизводителей — приказы о поощрении, премировании и приказы со сроком хранения 5 лет. Получается, регистрация ведется и у кадровика, и у меня, делопроизводителя. Как быть, чтобы была правильная регистрация? Я запуталась. Нужно ли присваивать буквенные индексы документам для отличия?

Ответ

Общие требования к порядку ведения делопроизводства, включая порядок разработки документов, схемы документооборота, регистрации, а также оперативного и архивного хранения предмет нормативного регулирования каждой организации. Основные критерии при выборе схемы обработки документов:

  • ресурсное обеспечение (кадры, места хранения, территориальная распределенность подразделений и т.д.);
  • сложившаяся система делопроизводства;
  • схема распределения полномочий между руководителями;
  • система электронного документооборота.

Регистрация документов — один из важнейших этапов организации работы с документами. Регистрация включает присвоение документу регистрационного номера в пределах соответствующего массива документов и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Регистрация документов позволяет вести как количественный учет документов (объем документооборота), так и получать информацию об объемах разных документов, которые обрабатывают в организации. Помимо учетной функции регистрационный номер придает легитимность документу и является одним из его основных поисковых элементов.

Регистрация распорядительных документов ведется в пределах установленных групп документов валовой нумерацией в пределах календарного года. Для разных регистрационных групп используется самостоятельная нумерация, чтобы идентифицировать каждый документ. Традиционно к валовым регистрационным номерам добавляется буквенный индекс. Например: приказы по отпускам «ОТ», распоряжения Р, приказы о премировании Пр. Также возможен вариант включения в регистрационный индекс номера дела по номенклатуре дел.

Принятая система присвоения регистрационных номеров должна поддерживаться системой учетных форм организации (журналы или регистрационные картотеки, электронный документооборот (СЭД)): отдельно для документов общего делопроизводства, отдельно для кадровых документов.

Чтобы правильно организовать работу с распорядительными документами, необходимо:

  1. Обсудить распределение обязанностей с кадровой службой.
  2. Заручиться поддержкой вашего руководителя, если часть функционала придется передать (или вернуть) в кадровую службу.
  3. Закрепить договоренности, включая систему присвоения регистрационных номеров, во внутренних нормативных документах. Например, в инструкции по делопроизводству и должностных инструкциях/положении о подразделении. Порядок формирования дел в пределах установленных групп документов должен также найти отражение в сводной номенклатуре дел организации.
Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.