Что такое номенклатура дел, для чего она может быть нужна и чем полезна? Почему ее рекомендуют разрабатывать для любой организации?

215

Вопрос

Что такое номенклатура дел, для чего она может быть нужна и чем полезна? Почему ее рекомендуют разрабатывать для любой организации?

Ответ

Обратимся к настольной книге архивиста и документоведа "Основные правила работы архивов организаций", одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее Правила):

«3.4.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме».

Номенклатура дел организации разрабатывается с целью корректного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, организации хранения, быстрого поиска документов, проведения экспертизы их ценности, планирования и передачи дел в архив. Номенклатура дел отражает систему делопроизводства организации и является основным справочником по документообороту всего предприятия в целом. Номенклатура сопровождает документ на всех этапах его жизненного цикла: с момента создания или даже планирования до сдачи в архив или уничтожения в структурном подразделении.

Информация, содержащаяся в номенклатуре, полезна для обширного круга пользователей.

Для службы ДОУ и архива номенклатура дел полезна тем, что:

  • позволяет службе ДОУ правильно распределять поток входящей документации;
  • предоставляет систематизированную информацию о том, как сформированы дела, какие дела ведут структурные подразделения, показывает, как распределены между ними зоны ответственности;
  • является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения и основным учетным документом в текущем делопроизводстве;
  • в архиве номенклатура позволяет определять принцип систематизации фондов и организовывать прием дел;
  • можно планировать работу службы ДОУ и архива и необходимые им ресурсы (площади, кадры, материалы) используя статистические данные номенклатуры.

Данные номенклатуры могут быть полезны руководству организации для оценки структуры организации, технологических процессов, загруженности и распределения работ между структурными подразделениями.

Нередко бывает так, что структурные подразделения дублируют работу друг друга, формируют однотипные дела или ведут непрофильные им дела. Можно привести реальные примеры, когда руководители подразделений, увидев свою номенклатуру дел и обнаружив непрофильные дела, предпринимали действия, в результате которых происходили организационные и кадровые изменения, или когда руководители топ-уровня осуществляли организационные перемены после «просмотра» номенклатуры дел отдельных подразделений предприятия.

Изучив состав дел номенклатуры, можно выработать рекомендации по распределению или объединению задач структурных подразделений, обратить более пристальное внимание на отдельные подразделения и таким образом совершенствовать организационную структуру предприятия.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль