Мы задумались о внедрении системы электронного документооборота.

46

Вопрос

Мы задумались о внедрении системы электронного документооборота. Наша компания характеризуется достаточно сложной организационной структурой. Учитывает ли СЭД особенности оргструктуры? И если учитывает, то каким образом? Начальник службы ДОУ, г. Екатеринбург

Ответ

Да, безусловно, современные системы электронного документооборота в соответствии с требованиями рынка способны подстраиваться и под особенности оргструктуры предприятия.

Эту задачу решает, как правило, специальная настраиваемая база данных систем, отображающая организационную структуру компании. В разных СЭД она может носить разное название, но основная ее цель - хранение информации о штатной структуре организации с правами доступа сотрудников к работе в системе.

Эта база данных обычно содержит следующую информацию:

• о штатном расписании организации, включающем перечень структурных подразделений (центры, отделы и пр.), штатных единиц (например, «делопроизводитель», «секретарь», «руководитель отдела» и пр.);
• о функциональных ролях (наборе функций и обязанностей, возникающих у сотрудника, участвующего в определенном бизнес-процессе).

Во избежание путаницы стоит отметить, что «штатная единица» и «функциональная роль» не всегда являются тождественными понятиями.


Мы рекомендуем почитать о внедрении системы электронного документооборота материал по этой ссылке.


Одна штатная единица может иметь несколько функциональных ролей (например, штатная единица «руководитель» может и готовить документы как исполнитель в рамках определенного бизнес-процесса, и согласовывать их как участник бизнес-процесса, и контролировать исполнение как руководитель процесса и т. п.). Также одна функциональная роль может выполняться несколькими штатными единицами (например, согласование документа может осуществляться как штатной единицей «руководитель», так и штатной единицей «бухгалтер» и пр.).

В такой базе (назовем ее для простоты «Структура организации») содержится список всех сотрудников, работающих в компании (при этом сотрудник не обязательно может иметь рабочее место в системе электронного документооборота -например, если это «дворник» или «грузчик», но, тем не менее, это находит отражение в структуре организации), всех подразделений, указываются руководители и заместители каждого подразделения. Таким образом обеспечивается соответствие иерархической структуры, представленной в базе данных «Структура организации», структуре компании.

Помимо обышныгх: данных (ФИО, должность) здесь дается краткое описание возможностей работы (функциональных ролей) разных категорий пользователей в системе электронного документооборота в зависимости от их должностных обязанностей.

Например, определяется возможность/невозможность выполнения сотрудником регистрации, редактирования документов разных подразделений или их чтения.

Вся эта информация может использоваться для автоматического заполнения реквизитных полей документа, управления доступом к документам, при назначении заданий и пр.

Например, при создании запроса на согласование в качестве ответственного пользователя можно указать персону из базы «Структура организации».

Таким образом, одновременно учитывая особенности оргструктуры компании, «Структура организации» позволяет избавиться от привязки бизнес-процессов системы электронного документооборота к конкретному пользователю / группе пользователей, что делает реализацию деловых процессов независимой от человеческого фактора (например, исполнитель процесса может уволиться, уйти в долгосрочный отпуск и пр. -в таком случае при автоматическом определении замещающих работа не «застопорится»), т. е. позволяет СЭД быть гибкой в условиях текучести кадров на предприятии.

Заданная в системе электронного документооборота оргструктура предприятия не требует от пользователей системы знания имен сотрудников, занимающих те или иные должности (что особенно актуально для компаний с большим числом работников).

Например, достаточно знать, что документ нужно отправить на подпись начальнику отдела кадров - и система сама, опираясь на оргструктуру, определит адресата.

Современная СЭД способна отражать особенности даже довольно сложной оргструктуры компании: электронный документооборот с помощью системы можно организовать не только в рамках одной организации, но и в нескольких, входящих в холдинг и имеющих собственное название и оргструктуру.

Достигается это путем распределения отдельных для каждой входящей в холдинг компании баз данных «Структура организации» на разных серверах и прописывания в системе электронного документооборота связей между ними.

При этом какие-то функции системы электронного документооборота могут использоваться всеми входящими в холдинг оргструктурами, а какие-то - только некоторыми.

Например, регистрация входящей документации может выполняться в управлении делами одной организации и далее передаваться в другие организации, входящие в холдинг. Также централизованно может осуществляться контроль исполнения документов и пр.

Таким образом, подытоживая все вышесказанное и отвечая на вопрос, можно с уверенностью сказать, что современные СЭД вполне способны учитывать особенности структуры организации путем настройки специальных баз данных - справочников системы.

Еще один важный момент: конфигурация и настройка системы электронного документооборота с учетом всех особенностей структуры организации обычно выполняется разработчиками СЭД совместно с представителями клиента. С этой целью консультантами разработчика проводится исследование существующей схемы организации документооборота и бизнес-процессов, осуществляется анкетирование представителей клиента. Полученные данные учитываются при настройке системы электронного документооборота, реинжиниринге бизнес-процессов (если он необходим), определении прав доступа сотрудников к документации и функционалу СЭД и пр.

В случае если требуется реализовать какие-то неординарные особенности оргструктуры компании, а сделать это с помощью настроек невозможно, что, правда, встречается довольно редко, возможна доработка системы.

Антонина Букина,
менеджер по работе с клиентами, компания «ИнтерТраст»



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль