В нашей компании ввели систему качества.

52

Вопрос

В нашей компании ввели систему качества. Есть ли принципиальные отличия между данным документом и инструкцией по делопроизводству? И могут ли эти два документа существовать одновременно? Руководитель службы ДОУ, г. Москва

Ответ

В своей первозданной форме системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды и т. д.) и соответствующие стандарты и руководства не требуют что-либо кардинально менять в хорошо налаженном делопроизводстве организации - они лишь предписывают обеспечить создание и надлежащую сохранность ряда документов (часть которых специфична для этих систем менеджмента, а часть и так создается и хранится организацией), а также наладить контроль версий для регулярно обновляемых документов. Не содержат эти системы и каких-либо конкретных правил оформления документов - в базовых стандартах систем менеджмента работе с документами посвящены лишь одна-полторы страницы текста.

Попытки некоторых ретивых отечественных «качественни-ков» навязывать свое понимание управления документами специалистам ДОУ не опираются на стандарты и руководства системы менеджмента качества (СМК) и других систем менеджмента, но, к сожалению, порой поддерживаются сертифицирующими органами. Бороться с этим сложно, но возможно, особенно если удастся заполучить в союзники юристов: «каче-ственники» часто с легкостью идут на нарушение существующих законодательно-нормативных требований к работе с документами, в результате чего организация может быть или оштрафована, или рискует проиграть судебные споры, либо может понести убытки из-за преждевременного уничтожения документов. Это можно попытаться объяснить высшему руководству, подобрав соответствующие нормативные ссылки и факты.

При правильном внедрении систем менеджмента инструкция по делопроизводству, с моей точки зрения, сама по себе становится их элементом, поскольку одним из существенных требований этих систем является наличие политики и процедур управления документами и информацией, т. е. внутренней нормативной базы делопроизводства. Я считаю, что совершенно не обязательно разрабатывать какой-то другой документ -вполне достаточно учесть в существующей инструкции несколько специфических для той же СМК моментов. Однако по такому пути в России идут редко - он сложнее, и в этом случае нужно налаживать взаимодействие и взаимопонимание между службами менеджмента качества и ДОУ.

В принципе, документированная процедура СМК по управлению документами и информацией (на жаргоне СМК - «записями и документами»), которая представляет собой не что иное, как инструкцию по делопроизводству для СМК, может существовать и отдельно, особенно если документы СМК удается отделить от тех документов, которыми управляет служба ДОУ. И чаще всего именно так и поступают.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией, член Р00 «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль