В нашей компании ввели систему качества.

34

Вопрос

В нашей компании ввели систему качества. Есть ли принципиальные отличия между данным документом и инструкцией по делопроизводству? И могут ли эти два документа существовать одновременно? Руководитель службы ДОУ, г. Москва

Ответ

В своей первозданной форме системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды и т. д.) и соответствующие стандарты и руководства не требуют что-либо кардинально менять в хорошо налаженном делопроизводстве организации - они лишь предписывают обеспечить создание и надлежащую сохранность ряда документов (часть которых специфична для этих систем менеджмента, а часть и так создается и хранится организацией), а также наладить контроль версий для регулярно обновляемых документов. Не содержат эти системы и каких-либо конкретных правил оформления документов - в базовых стандартах систем менеджмента работе с документами посвящены лишь одна-полторы страницы текста.

Попытки некоторых ретивых отечественных «качественни-ков» навязывать свое понимание управления документами специалистам ДОУ не опираются на стандарты и руководства системы менеджмента качества (СМК) и других систем менеджмента, но, к сожалению, порой поддерживаются сертифицирующими органами. Бороться с этим сложно, но возможно, особенно если удастся заполучить в союзники юристов: «каче-ственники» часто с легкостью идут на нарушение существующих законодательно-нормативных требований к работе с документами, в результате чего организация может быть или оштрафована, или рискует проиграть судебные споры, либо может понести убытки из-за преждевременного уничтожения документов. Это можно попытаться объяснить высшему руководству, подобрав соответствующие нормативные ссылки и факты.

При правильном внедрении систем менеджмента инструкция по делопроизводству, с моей точки зрения, сама по себе становится их элементом, поскольку одним из существенных требований этих систем является наличие политики и процедур управления документами и информацией, т. е. внутренней нормативной базы делопроизводства. Я считаю, что совершенно не обязательно разрабатывать какой-то другой документ -вполне достаточно учесть в существующей инструкции несколько специфических для той же СМК моментов. Однако по такому пути в России идут редко - он сложнее, и в этом случае нужно налаживать взаимодействие и взаимопонимание между службами менеджмента качества и ДОУ.

В принципе, документированная процедура СМК по управлению документами и информацией (на жаргоне СМК - «записями и документами»), которая представляет собой не что иное, как инструкцию по делопроизводству для СМК, может существовать и отдельно, особенно если документы СМК удается отделить от тех документов, которыми управляет служба ДОУ. И чаще всего именно так и поступают.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией, член Р00 «Гильдия Управляющих Документацией» и ARMA International



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль