Как известно, секретари появились еще в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов (от латинского secretarius - хранящий тайны).

137

Вопрос

Как известно, секретари появились еще в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов (от латинского secretarius - хранящий тайны). А какие "негласные" пра­вила конфиденциальности необходимо соблюдать секре­тарям в наши дни? Секретарь, г. Калининград

Ответ

Секретарь, ведя деловую переписку, переговоры по телефону, допущен к "свя­тая святых" - тайнам фирмы. Разумеется, от него требуется соблюдение тайн их полное неразглашение.

Все секреты компании вы должны держать при себе. Не критикуйте фирму, особенно при посторонних. Кроме того, никогда никому не пересказывайте того, что вам приходится иногда услышать от сослуживцев или руководителя об их личной жизни.

Специалисты по защите информации обращают внимание на возможность визуального съема конфиденциальной информации - чтение документов на рабочем месте секретаря (в том числе с экрана дисплея, с печатающего устрой­ства, с документов, лежащих на столе) в его присутствии или отсутствии.

Поэтому если вы работаете на компьютере с конфиденциальной информацией и к вашему столу подошел посторонний человек, пусть даже сотрудник вашей фирмы, переверните документ или отверните от него дисплей компьютера. Чтобы не поступать так явно, ваше рабочее место должно быть так устроено, чтобы посетители не могли видеть экран компьютера. Можно также установить время "отключения" экрана в пределах 2-3 минут, чтобы текст, набранный вами, скрывался за заставкой.

Также не оставляйте на столе важные документы, убирайте их в шкаф или сейф. Так, если вы работали с документом, а вас к себе вызвал ваш шеф, уберите до­кумент в ящик стола.

Имея в виду, что в приемной могут присутствовать посторонние лица, нельзя:

  • оставлять в зоне свободного доступа печати, бланки, документы органи­зации;
  • обсуждать (в т. ч. по телефону) служебные проблемы в присутствии третьих лиц;
  • размещать в приемной стенды с внутренней информацией;
  • упоминать наименование организаций, куда уехали сотрудники или с кем проводятся переговоры.

Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Хотя секретарь всегда в курсе дел, но далеко не всегда это показывает. Такова этика аппаратной работы. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для ком­пании, ее персонала, чтобы исправить ситуацию, секретарь сочтет своим долгом сообщить об этом начальству. Это ее работа - поддерживать информирован­ность руководителя.

Интересен пример, приведенный секретарем солидной фирмы. Она работала у руководителя, которого сама охарактеризовала следующим образом: "Он ти­хий такой, мы его так и зовем - тихий ужас...". Так вот, идя на прием к "тихому ужасу", сотрудники всегда интересовались у секретаря о настроении руководи­теля. Девушка подробно всех информировала. Через какое-то время ее вызвал к себе начальник службы безопасности и сделал строгое замечание, что инфор­мация о настроении и характере руководителя относится к конфиденциальной и разглашена быть не может.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль