Я работаю помощником руководителя.

230

Вопрос

Я работаю помощником руководителя. Моя работа очень непростая, но я ей живу и в другой профессии себя просто не вижу. А есть ли перспективы у этой профессии? Я знаю, что она очень востребована во многих странах. Каковы тенденции ее развития? Помощник руководителя, Ленинградская обл

Ответ

Что же ожидает нас завтра? Суммируя и обобщая результаты последних ис­следований, в том числе и тех, которые провела компания Office Team в рамках проекта "Офис будущего: 2020", можно выделить следующие десять ведущих тенденций в развитии профессии ассистента руководителя.

Многофункциональность и гибкость

Настоящая универсальность оценивается руководителями как готовность делать все: от чашки кофе до принятия решений. В то же время при сохранении традиционных функций от современного ассистента ожидается качественно новый уровень их выполнения. Вспомним:

Уровень технического секретаря

Уровень ассистента

Отвечать на телефонныезвонки

Создавать "телефонный имидж" компании и руководителя; самостоятельно принимать решения по обработке и завершению звонков; действовать как коммуникационный центр подразделения

Встречать посетителей

Управлять потоком посетителей; вести расписание деловых встреч руководи­теля; обеспечивать посетителям и клиентам прием и обслуживание, превосхо­дящие их ожидания

Печатать письма

Создавать электронные шаблоны писем по определенной тематике; составлять деловые письма, ориентированные на конечный результат

Копировать материалы

Собирать, анализировать и обрабатывать информацию

Заказывать канцтовары

Анализировать рынок, предлагать и рекомендовать, вести переговоры с по­ставщиками, утверждать финансовые расходы

Сортировать документы

Создавать систему хранения и поиска документов и управлять ею

Многофункциональность необходима еще по одной причине. В наше время часто происходят такие события, как слияние компаний и сокращение штатов. То и другое неизбежно влечет за собой перераспределение обязанностей. Те, кто обладает дополнительными знаниями и умениями, будут иметь гораздо больше шансов не только остаться в числе сотрудников компании, но и занять более высокую позицию.

Сегодняшние ассистенты должны быть универсальными и гибкими одно­временно. Гибкость означает способность оперативно "переключать рычаги" и адаптироваться к быстро меняющимся условиям деловой среды. "Да, мы делали так на прошлой неделе, но это не означает, что так будет всегда", - так опре­делила смысл гибкости Джулия Хиксон, директор рекрутинговой фирмы Kforce Professional Staffing.

Специализация

Деятельность административных специалистов становится все более сложной и специализированной. От ассистентов все больше требуются профильная подго­товка и специальные знания в тех областях, в которых работают их руководители.

Здесь речь не идет об обязательном профильном высшем образовании, а пока только о специализированной подготовленности в рамках краткосрочного внеш­него и внутреннего обучения. Однако еще в 2004 году Департамент труда США сообщил о том, что уже 25% административных специалистов занимали позиции, требующие специализации. По прогнозам Департамента, к 2014 году ожидается, что большинство административных позиций будут профильными.

Интеллектуальная компетентность

Профессиональная компетентность требовалась всегда. Но в XXI веке это понятие приобретает более широкий смысл в связи с тем, что экономика пере­ходит с уровня, основанного на умениях (skills-based), на уровень, основанный на знаниях (knowledge-based).

Не так давно известная рекрутинговая компания Manpower провела опрос 33 ты­сяч работодателей из 23 стран по проблемам заполнения вакантных позиций, связанным с недостатком интеллектуальной компетентности. В списке позиций, наиболее трудных для заполнения, административные специалисты заняли ше­стое место, следуя за торговыми представителями, инженерами и бухгалтерами. А знаете, кто был на седьмом? Ни за что не догадаетесь. Водители!

Независимо от специализации, от современных ассистентов руководителей требуется целый комплекс знаний и умений в различных областях, включая тех­нологии, человеческие ресурсы и бизнес-процессы.

В двадцать первом веке важны знания, серьезные, актуальные, постоянно обновляемые, а не просто рабочие навыки.

В наши дни информация устаревает очень быстро, за несколько месяцев, а иногда даже дней. Несколько советов для того, чтобы идти в ногу со временем:

  • общайтесь со специалистами из других областей, с людьми более высокого профессионального уровня;
  • посещайте тренинги и семинары для менеджеров, даже если вы там поймете не все;
  • больше читайте.

Совмещение

Речь идет о работе для нескольких руководителей: "две в одной", "три в одной" и так далее. Знакомая картина, не правда ли? Согласно результатам недавних исследований около 50% ассистентов поддерживают трех и более менеджеров. Здесь нужно понимать, что поддержка нескольких руководителей одновре­менно будет скорее общей административной, чем непрофильной.

Конкретное соотношение между управляющим звеном (руководители) и под­держкой (ассистенты) зависит от многих факторов: объема работы, характера задач, индивидуального стиля работы руководителя, финансовой политики компании. В то же время тенденция "один топ-менеджер - один ассистент" сохраняется.

Управляющий статус

Тенденция перехода традиционных помощников на более высокий управляю­щий уровень сохранится и будет укрепляться.

В XXI веке помощники должны быть способными не только помогать своим руководителям в повседневных делах, но и взять на себя часть их работы, достойно представлять своих руководителей в их отсутствие, быть профессиональными "управляющими делами". В связи с новыми особенностями, уровнем сложности и ответственности появился и новый термин, отражающий новую суть, - "управ­ляющий ассистент".

Управляющий ассистент - это УПРАВЛЕНИЕ рабочими процессами, а не Внимание просто участие в них.

Уровень управляющего ассистента, помимо традиционных обязанностей, предпо­лагает выполнение качественно новых функций, присущих скорее менеджерам, чем исполнителям, например: планирование, анализ, координирование, принятие решений.

Управление информацией и знаниями

Ассистенты будут представлять собой жизненно важное звено в управлении информационными потоками между различными группами делового сообщества (сотрудниками, проектными командами, организациями и отдельными предста­вителями).

В век информационных технологий все актуальнее становятся следующие задачи:

  • большой объем создания и передачи информации;
  • электронный способ хранения информации;
  • удовлетворение растущих потребностей в оперативном поиске необходимых данных;
  • необходимость создания системы хранения и распространения внутренней корпоративной информации среди сотрудников.

В связи с этим от современного ассистента требуется выполнение новой роли "управляющего библиотекой знаний". Эта роль предполагает умение поиска, доступа и использования информации с применением современных компьютер­ных технологий, а также умение организовать информацию в формате, удобном и эффективном для хранения.

Управление знаниями имеет и другой аспект, отражающий современные осо­бенности бизнеса: управление идеями, а не только ресурсами.

Управление коммуникациями

Офисы станут более мобильными и высокотехнологичными (так называемый тип "plug and play") и не обязательно будут располагаться в едином и постоянном физическом пространстве:

сотрудники одной компании будут работать в разных географических регионах, что потребует от администраторов более высокого уровня владения всеми сред­ствами коммуникации.

Современный ассистент действует как мощный коммуникационный узел, в ко­тором сходятся все информационные потоки от сотрудников, часто работающих вне офиса, и сторонних организаций. Ассистент связывает воедино все удален­ные вовлеченные стороны. Двадцать первый век - это век технологий, поэтому одних только личных качеств для обеспечения эффективной коммуникации недостаточно. Абсолютно необходимо владение современными компьютерными технологиями и средствами связи.

Компьютерная компетентность

Компьютерные навыки по праву называют умениями будущего. "До недавне­го времени администраторы были чуть ли не единственными сотрудниками в офисе, кто знал, как работает офисная оргтехника и как готовить документ на компьютере", - сказала Патрисия Джан, административный помощник кон­салтинговой фирмы Carlson Dettman Associates.

Теперь многие руководители знают и используют прикладные программы, и только единицы просят своих ассистентов напечатать за них документ на ком­пьютере. Это означает, что ассистенты должны превосходить своих руководителей во владении компьютерной техникой. Кроме подготовки документов и презента­ций администраторы должны уметь организовывать виртуальные конференции, создавать базы данных и веб-сайты, работать с программами управления проек­тами, с настольными издательскими системами и многое другое.

Рабочее партнерство

"Приходилось ли вам время от времени испытывать чувство, что вы и ваш менеджер летите на разных высотах и в разных самолетах?". Такую аналогию провела Эрин О'Хара Мейер, президент консалтинговой компании Administrative Excellence, Inc. Другими словами, в случае отсутствия взаимопонимания, раз­ницы в ожиданиях и несовпадения видения одной и той же ситуации, как у ру­ководителей, так и их ассистентов, возникает ощущение неудовлетворенности совместным сотрудничеством - одно место назначения, но разные самолеты, разные направления.

"Руководитель - ассистент" - это экипаж одного самолета. Это мини-орга­низация, от уровня взаимодействия в которой во многом зависит общий корпо­ративный успех компании в целом, особенно если речь идет о первом лице и его ассистенте. Да, руководитель и ассистент выполняют разные текущие задачи, но конечные цели у них общие, поэтому "маршрут движения" должен быть один и тот же и действовать они должны как единый "экипаж". Кто есть кто в этом экипаже?

В привычном представлении многих руководитель - это тот, кто, извините за тавтологию, руководит и дает указания, а ассистент - это тот, кто подчиняется и выполняет. Новый взгляд на уровень и характер взаимодействия руководителя и его ассистента заключается в том, что это не просто два человека, рабочие ме­ста которых находятся рядом и один из которых только выполняет инструкции другого. Оба понимают, что, действуя вместе как партнеры, они могут достичь цели быстрее и лучше, чем в одиночку.

Рабочее партнерство (или "Команда двух") - это новый формат взаимодействия между руководителем и его ассистентом, в котором обе стороны объединяют свои знания, умения и ресурсы для достижения общих целей.

Предпринимательское мышление

В XXI веке от ассистентов ожидается предпринимательский подход к выпол­няемой работе, предполагающий ориентацию на развитие бизнеса, инициативу, инновационное мышление, умение планировать, анализировать, вести переговоры и управлять бюджетом.

Каждый руководитель счастлив по-своему, каждый руководитель ищет ассистента, подходящего именно ему. И все же есть нечто, что объединяет всех наших руководителей: это время, в котором они живут, это деловая среда, которая диктует свои правила игры, общие для всех участников. И эти правила игры для руководителей неизбежно отражаются на требованиях, предъяв­ляемых к ассистентам как к группе поддержки. Несмотря на многообразие ситуаций, связанных с личностными особенностями руководителей, а также с внутренней корпоративной спецификой, профессия ассистента стратегически развивается по вполне определенным направлениям. Понимание современных тенденций и своевременное овладение необходимыми навыками и умениями позволит вам:

  • подняться на действительно "управляющий" уровень;
  • идти в ногу со временем (иногда даже опережая его);
  • реализовывать свои карьерные устремления;
  • помогать своим руководителям быть успешными в современном, дина­мичном и высокотехнологичном мире.

Захватывает дух от перспектив? Все в ваших руках!



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль