• Главная страница
  • » Ответы на вопросы
  • » Деловой этикет
  • » Наступает горячая предотпускная пора - когда кроме повседневных забот приходится в скоростном режиме решать две главные задачи - как оставить на время отпуска дела и как организовать это самое долгожданное время отпуска.

Наступает горячая предотпускная пора - когда кроме повседневных забот приходится в скоростном режиме решать две главные задачи - как оставить на время отпуска дела и как организовать это самое долгожданное время отпуска.

110

Вопрос

Наступает горячая предотпускная пора - когда кроме повседневных забот приходится в скоростном режиме решать две главные задачи - как оставить на время отпуска дела и как организовать это самое долгожданное время отпуска. Как же мне успеть все это сделать? Помощник руководителя, Ленинградская обл.

Ответ

Для начала заглянем в органайзер, в каком бы виде он у вас ни был: Outlook, ежедневник и пр.

И что же? Есть ли там место пунктам для планирования собственных дел и, в частности, своего отпуска? Или же отпуск, как культура в стране, идет по остаточному принципу? Если еще нет, то сейчас самое время их создать.

Сначала по правилам тайм-менеджмента выставляем себе самые главные цели. А их сейчас, как мы помним, две, и обе грандиозны - завершить профессиональные дела и подготовить себе (а иногда и своей семье) отпуск.

После того, как сформулированы основные цели, занесите в ежедневник все профессиональные и предотпускные дела, которые необходимо и/или хотелось бы сделать. Затем разбейте задачи на более мелкие цели.

При этом следует помнить, что цели должны быть конкретными, достижи­мыми, реальными.


Узнайте подробнее, о правилах внутреннего трудового распорядка


Можно ли успеть за короткие вечерние часы сделать все? Или можно от чего-то отказаться? Реально ли выполнить свое обещание съездить в гости к подруге перед отпуском? Конкретна ли обобщенная идея собраться в отпуск?

И учтите, что на дороге "самоменеджмента" вас могут подстерегать опреде­ленные трудности.

Например, совершенно лишние поглотители времени. К этой категории смело можно отнести такие:

  • Хронофаги-люди.

Это может быть Таня из отдела рекламы с ненужными разговорами о новой коф­точке, это могут быть сотрудники, заглянувшие "просто так", посетители, кото­рые жаждут общения, коллеги, которые навязывают изменения в очередности работ.

Неумение отказать таким персонам очень затрудняет и тормозит работу секретаря, а жесткий отказ может привести к ухудшению отношений, поэтому на тренингах для секретарей специально отрабатывается умение сказать "нет" в корректной форме.

  • Беспорядок. Где угодно - на рабочем ли месте, дома или в компьютере -приводит к бесконечным поискам нужной папки, предмета, файла и значительным временным потерям. В итоге - к нервным переживаниям, стрессам...
  • Много времени и сил поглощает плохой обмен информацией как внутри­корпоративный, так и непосредственно с руководителем (порой из-за робости секретаря задать лишний вопрос).
  • Проблемы с оргтехникой. Здесь стоит время от времени совершать проактивные действия, проводить профилактический осмотр. Для чего рекомендуется дружить с нужными специалистами.

Список можно продолжить.

Главное для секретаря в этот период (да и в любой период) - осмысленный подход к событиям и потоку жизни, который помогает преодолевать трудности, и привычка задавать СЕБЕ вопросы.

Нужно ли мне это для подготовки к отпуску или, например, беседу о милых пустяч­ках можно перенести на послеотпускное время?..

Составляем список

Именно секретарские навыки и привычки позволят тщательно спланировать подготовку к отдыху.

Так, например, привычка на пятиминутках с шефом все "брать на карандаш" при­учит составлять и список необходимых в отпуске вещей.

Список всех предотпускных дел лучше носить всегда с собой, потому что ка­кой-нибудь пункт может забыться в течение динамичного рабочего дня.

А продумать стоит все до мелочей. Ведь в курортных местах все достаточно дорого, т. к. продавцы рассчитывают на отпускную щедрость отдыхающих.

Интересное наблюдение: женщинам, в силу своей природы стремящимся к комфорту и красоте, свойственно наполнять чемодан многими предметами НЕ ПЕРВОЙ необходимости. Если рядом крепкий мужчина, то можно позволить себе эту роскошь, если же такового рядом нет, то поступаем как скульпторы. То есть, составив список, отсекаем все лишнее.

Как обычно - вопрос себе: могу ли я обойтись без этой - шестой по счету кофточки? Необходимо ли класть столько предметов, которые, скорее всего, так и останутся лежать в чемодане?..

Привычка скульптора отсекать все лишнее пригодится и в непосредственный момент упаковывания.

Для того чтобы спокойно оставить свой секретарский пост на время отпуска, следует выделить время на обдумывание плановых мероприятий на эту тему.

Если у вас слишком много дел (как это обычно бывает перед отпуском), можно вспомнить рекомендацию Министра танцев из классического фильма "Золушка".

Когда Король спросил: "Что делать?", Министр с поклоном ответил: "Танцевать, конечно!", имея в виду восстановление душевного равновесия перед принятием решения. Всегда в таком случае можно спокойно подумать:

а) как можно выйти из положения, 
б) кого и как можно привлечь в помощники, 
в) каким образом снизить потери.

Вопросы к себе очевидны: кто будет вас замещать или сможет ли руководитель справиться сам (если компания небольшая)?

Для решения и обсуждения этих задач необходимо также запланировать время и заручиться согласием коллеги (или руководителя). Важно обговорить условия, на основании которых согласится человек. Кто-то может согласиться на совмещение на основании доплаты, кто-то - за последующие ответные услуги, кто-то - по предварительной договоренности.

Дальше необходимо:

  • ввести замещающее лицо в курс дела, рассказать о своих функциях и обя­занностях на данном рабочем месте;
  • показать текущие дела, систематизацию и размещение документов по папкам и в файловой системе;
  • указать на приоритетные, срочные дела;
  • оставить список телефонов клиентов, партнеров и нужных лиц; персон нон-грата, с которыми руководителя нельзя соединять ни при каких условиях;
  • показать список телефонов для экстренной связи (не забыть оставить свои номер телефона и адрес электронной почты для экстренной связи);
  • провести для замещающего лица навигацию по приемной в целом (показать, где находятся канцтовары и т. п.);
  • по согласованию с руководителем предоставить его контакты;
  • рассказать о привычках и предпочтениях руководителя, а также о том, что он не любит, что может вывести его из равновесия.

Устанавливаем приоритеты

После того, как составлен список всех дел - профессиональных и отпускных, важно установить приоритеты.

При этом ориентиром должен быть результат, а не процесс.

Понятно, что очень приятно укладывать в саквояж вот это милое платьице в го­рошек, затем положить тот сарафанчик, держа в руках очередную вещичку, по­мечтать, как пройдешь в ней по набережной... Но дело не ждет! Держим в голове конечный результат, то есть разумно и осмысленно упакованный чемодан, со­бранные документы, решенные дела.

Вспомним шутливое высказывание Джерома К. Джерома, автора "Трое в одной лодке, не считая собаки": "Потеряв из виду цель, мы утроили свои усилия"

Определить приоритеты поможет традиционная система тайм-менеджмента. Для этого нужно каждой позиции присвоить статус - ВС, ВН, НС, НН. Помним о том, что сейчас приходится совмещать профессиональные и личные дела.

В первую очередь всегда выполняются ВС, а также ВН.

Тип дел

Примеры

Как выполнять

Важные и срочные (ВС)

Подготовка документов для командировки руководителя, который уезжает в тот же пе­риод, что и секретарь, и собственного отпуска

Выполняются сразу поэтапно

Важные, но не срочные (ВН)

Поход по магазинам (покупки к отпуску). Передача дел своей коллеге, которая будет вас замещать на период отпуска

Ежедневно для этого выделяется время, выполняется лично

Неважные, но срочные (НС)

Закупка необходимых предметов для компа­нии и для себя к отпуску

По возможности делегируются другим сотрудникам

Неважные и несрочные

(НН)

Плановое оформление офиса.

Генеральная уборка квартиры перед отпуском

Выполняются в свободное время или не выполняются, пока не станут важными или срочными

Внимание! Здесь важно помнить, что каждое невыполненное дело имеет тен­денцию переходить в предыдущую категорию.

Так, если не найти время на выполнение ВН, то дело перейдет в разряд ВС. Это повод спланировать и расставить все по приоритетам, не правда ли?

Немного рекомендаций для собирающихся в отпуск секретарей:

  • Лучше не откладывать сборы в отпуск на последний момент.
  • Планируем сборы в отпуск параллельно с рабочими делами.
  • Готовим все заранее. Это позволит вам, например, не опоздать на самолет.
  • Написать то, что нужно захватить с утра перед отъездом.
  • Стараться все вещи класть на место и на работе, и дома.

Хотя встречаются люди, которые помнят, куда они бросили вещь две недели назад.

  • Закладывать дополнительное время на все.

На пробки на дорогах, на неожиданный ремонт обуви, на выполнение внезапной просьбы руководителя забрать костюм из химчистки.

  • Оптимальнее делать некоторые дела сразу, не откладывая их "на потом"

Как раз к их числу относится привычка вносить пункты в отпускной список.

  • Обрабатывать документ только один раз - лучше сразу решить, что делать с той или иной бумагой.

При этом все-таки важно уметь прощать себе некоторые пробелы в предотпускной лихорадке, и если вы забыли шестую кофточку, подумайте - стоит ли это того, чтобы портить себе настроение?

Тем не менее еще раз напоминаем - продумайте все, чтобы самые важные и ре­шающие дела были сделаны. Тогда вы отлично отдохнете и сможете приступить к своей активной и интересной работе с новыми силами и энтузиазмом. Чего вам от души желаем!

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль