Официальная обстановка на работе, общение, подготовка документов – все это требует соответствия деловому стилю во всем.

194

Вопрос

Официальная обстановка на работе, общение, подготовка документов – все это требует соответствия деловому стилю во всем. Как сделать документ и любое деловое письменное обращение ясным и понятным для адресата? Секретарь-референт, г. Нижний Новгород

Ответ

Стремление к ясности речи - это, с одной стороны, способ выразить уваже­ние к своему адресату, не заставляя его пробираться сквозь дебри слов к смыслу, а с другой - средство достижения коммуникативной цели.

Цель составления резюме - сообщить работодателю о своем желании и способ­ности работать в его организации, цель издания приказа - обязать сотрудников к выполнению каких-либо задач, цель написания инструкции - сообщить о прави­лах работы с каким-либо инструментом, об обязательных действиях в определен­ных ситуациях.

И одним из главных критериев оценки резюме, приказа, инструкции или любого другого документа будет достижение поставленной цели, т. е. эффек­тивность текста.

Причины, порождающие неясность речи

Ясность речи в значительной степени зависит от правильного использования различных пластов лексики. Словарный фонд русского языка можно предста­вить в виде двух обширных групп слов и устойчивых словосочетаний - обще­употребительных и необщеупотребительных. Общеупотребительную лексику составляют слова и словосочетания, понятные всем носителям данного языка вне зависимости от их места жительства, образа жизни, профессии.

Например: тетрадь, ученый, свет, идти, президент, государство и т. п.

Необщеупотребительная лексика - это слова, употребляемые и понимае­мые ограниченным кругом людей, объединенных общим местом жительства, профессией, интересами.

Прочтите такой фрагмент:

Характер словообразовательного потенциала существительного зависит в значительной степени от его семантической структуры: предметно-индентифицирующие или признаковые имена, денотативный или сигнификативный характер семантики, вид отношения к референту (онтологический, функциональный или эпистемический).

Понятен ли вам этот текст? Вряд ли. Разберемся, почему. Он абсолютно точен, не содержит ни речевых, ни фактических ошибок. Неясность вызывают лингвистические термины, понятные только узкому кругу ученых. То есть этот текст адресован определенной социальной группе - специалистам в области языкознания, а "широкому читателю" он недоступен.

Составляя документ, мы должны отдавать себе отчет в том, кто является на­шим адресатом, каковы его знания о предмете речи, уровень владения языком.

Какая же лексика является необщеупотребительной, а значит, не всем понятной?

1. Диалектизмы - слова, характерные для каких-либо территориальных диа­лектов, не соответствующие нормам литературного языка.

Например: коваль (кузнец), синявка (сыроежка), дюже (очень), кочет (петух).

Некоторые диалектизмы по своему звучанию совпадают со словами литератур­ного языка, но имеют в диалекте иное значение.

Например: пахать (мести пол), пожарник (погорелец),баять (говорить, расска­зывать).

2. Жаргонизмы - слова, употребляемые людьми определенных интересов или социальных групп.

Например: слить (скопировать цифровую информацию), намылить (написать и отправить электронное письмо), аффтар жжот! (автору прекрасно удался замысел, текст производит неизгладимое впечатление) – из интернет жаргона; препод (преподаватель), шпора (шпаргалка) – из жаргона школьников и студентов; забить стрелку (договориться о встрече), ствол (единица огнестрельного оружия).

3. Просторечная лексика - слова, которые находятся за пределами литера­турной нормы и не закреплены за какой-то территорией или социальной группой.

Например: вовнутрь, задаром, башковитый, ихний, нате. Эти слова использу­ются в устной обиходно-бытовой речи.

Другой разряд просторечной лексики - слова, воспринимаемые как грубоватые или откровенно грубые и даже вульгарные.

Например: телка (в значении женщина), рыло (в значении лицо человека) и т. п.

К просторечию относят и обсценную лексику, т. е. мат. От примеров воздер­жимся.

4. Профессионализмы - слова и выражения, составляющие лексический фонд профессионального жаргона.

Например: кастрюля (синхрофазотрон) – из жаргона физиков; скомпилять (проверка программы и запись информации об этой программе), прога (программа), экзешник (готовая к употреблению программа) – из жаргона программистов.

5. Термины - слова или словосочетания, являющиеся официальными наиме­нованиями специальных понятий в разных отраслях знания (науки, искусства, техники).

Например: номенклатура, документооборот, реквизит.

Не вызывает сомнения, что диалекту, просторечию, жаргону не место в тексте документа. И тому две причины. Во-первых, необщеупотребительная лексика может быть непонятной адресату. Во-вторых, диалектные, жаргонные и просто­речные слова находятся за пределами литературной нормы (именно в силу их необщеупотребительности), а официально-деловой стиль - это стиль литератур­ного языка. Следовательно, появление таких слов будет являться речевой (а если точнее - стилистической) ошибкой.

Теперь поразмышляем о терминах и профессионализмах. Ими активно пользу­ются специалисты в разных узких областях знания, поэтому эти две лексические группы часто объединяют в одну, называемую специальной лексикой. Важно осознавать границу между этими явлениями: термины - это официальные названия, профессионализмы - названия-заместители, принятые в разговорной речи. Поэтому профессионализмы, вполне уместные в устном общении, не нужно употреблять в официальных ситуациях.

Так, в разговоре можно сказать - главбух, страхОвщик, в документе будут фи­гурировать только главный бухгалтер, страховой агент.

Обязательно выполняем перевод с профессионально-разговорного языка на официальный: таких слов, как дворник - стеклоочиститель автомашины, отцифровать - оциф­ровать, оффшорка - оффшорная зона, или оффшорная компания, или оффшор­ный центр; мониторить - мониторировать.

Вводя термин в текст, вы должны быть уверены, что он будет понятен адресату. Если такой уверенности нет, но без термина не обойтись (пострадает точность речи), необходимо разъяснять его значение.

Мы определили, какие слова не должны употребляться в тексте документа. Но тогда возникает вопрос, а как понять, является ли слово общеупотребительным или нет? В этом нам должны помочь толковые словари. В них профессиональными лингвистами - составителями словарей - делаются специальные пометы к словам ограниченной сферы употребления.

Не охарактеризованное с помощью стилистических помет слово является общеупотребительным, стилистически нейтральным и поэтому уместным во всех стилях современного русского литературного языка. Отсутствие же слова в словаре, как правило, свидетельствует о том, что оно имеет ограниченную сферу использования, недостаточно часто употребляется, недавно появилось в языке или, напротив, вышло из употребления. В любом случае, чтобы получить точную, объективную информацию о слове, лучше пользоваться не одним, а несколькими авторитетными словарями.



Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Рассылка




Вопрос - ответ

Отвечаем на Ваши вопросы

Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

PRO Делопроизводство
Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

E-mail: document@sekretariat.ru


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
  • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль