Профессиональные компетенции персонального ассистента. Работа в условиях эмоционального прессинга

Кто же такой профессиональный персональный ассистент и какими компетенциями он должен обладать? Каковы главные требования работодателей при подборе РА?

Думаю, многие согласятся, что позицию «персональный ассистент» порой и работой назвать сложно – на наш взгляд, это служение – всеобъемлющее и подчас круглосуточное. Профессиональный персональный ассистент полностью погружен в дела бизнеса, он всегда должен быть на связи, готовый решить любой вопрос, чтобы обеспечить успех своему боссу.

Почему персональному ассистенту так важно не попадать в эмоциональную зависимость от своего руководителя? Автор статьи, специалист по подбору персонала с большим стажем, поделится с вами некоторыми тонкостями и секретами подбора профессиональных РА, а также реальными кейсами из опыта кандидатов на эту должность и работодателей. Представленная информация будет интересна как опытным персональным ассистентам, так и начинающим карьеру на этом поприще.

Здесь и далее в статье будет использоваться аббревиатура РА ( от англ. personal assistant) как довольно распространенный термин в HR-кругах.

Требования к персональному ассистенту: основные личностные качества и компетенции

Наряду с обязательными требованиями, такими как высшее образование, опыт работы на позиции секретаря от трех лет, знание английского языка, для персонального ассистента важны в большей степени личностные качества и компетенции.

Руководители, которые хотят подобрать себе хорошего специалиста, в первую очередь ищут грамотного и профессионального сотрудника. Но вместе с тем для этой профессии необходима и презентабельная внешность, так как подчас данный сотрудник – лицо компании, поэтому наличие в резюме фото – неотъемлемое требование для соискателей. И дело не столько в модельных параметрах внешности, а в том, что по персональному ассистенту первого лица судят о бизнесе в целом. Конечно, при наличии презентабельной внешности отсутствие таких качеств, как профессионализм, быстрота реакции, стрессоустойчивость, вряд ли устроят руководителя. Кроме этого, существуют, особенно в заявках в кадровое агентство, еще два негласных требования к персональному ассистенту – непрерывная работа на одном месте не менее трех лет и наличие положительных рекомендаций.

Для руководителей важны преданность и гибкость данного сотрудника, так как на персональном ассистенте порой лежит больше ответственности за бизнес, чем у некоторых топ-менеджеров. Поэтому подбор персонального ассистента – всегда очень точечный и кропотливый процесс, а тесты и кейсы на его психологическую совместимость с руководителем – самые главные.

Далеко не каждый секретарь может быть хорошим персональным ассистентом. Для данной позиции необходим ряд психологических компетенций, на которые особое внимание обращают рекрутеры.

Одни из главных качеств отличного РА – это ответственность, стрессоустойчивость, гибкость, прекрасная память, пунктуальность, интеллект, умение работать в режиме многозадачности, быстрота реакции в нестандартных ситуациях.

Для РА не на последнем месте стоят также терпение и дипломатия. Он виртуозно взаимодействует не только со своим шефом, постоянно подстраиваясь под его характер и настроение, но и с разными людьми, сохраняя самообладание, даже когда имеет дело с хамством и агрессией. РА умело разруливает все конфликты, работает на укрепление положительного имиджа своего руководителя, сглаживая острые углы во взаимоотношениях. В интересах общего дела и своего шефа ассистент должен уметь договориться с любым человеком – от технического специалиста до президента….

Хочется отдельно остановиться на такой черте РА, как ответственность, обо всей полноте которой многие молодые ассистенты даже не задумываются.

Так, персональный ассистент должен уметь взаимодействовать с сотрудниками различных департаментов и разного ранга, иметь чувство такта, знать, где, что и когда можно сказать и сделать, все помнить, все контролировать, уметь убеждать и даже заставлять других что-то сделать, и главное – помнить, что ответственность за все и за всех лежит только на нем.

Рекрутеры всегда обращают внимание на гибкость кандидата по отношению ко всем сотрудникам и на его память. Профессиональный персональный ассистент обязан помнить все даты, имена, события из жизни компании и семьи руководителя, а также придерживаться строгого нейтралитета по отношению ко всем сотрудникам, никоим образом не демонстрируя при этом свое отношение к тому или другому человеку. Такое же отношение приветствуется и к членам семьи руководителя.

Более подробно о других необходимых качествах персонального ассистента, а также о работе в условиях эмоционального прессинга, работе в графике 24/7, о том, как не попасть в эмоциональную зависимость, как не сотворить себе кумиров внутри коллектива и не стать «козлом отпущения», сохранив баланс личной жизни и работы вы узнаете в №4 2015 журнала "Справочник секретаря и офис-менеджера".

Работа персонального ассистента – эта школа бизнеса и жизни. Часто в эту профессию идут очень талантливые и перспективные менеджеры – будущие руководители. Умение принимать решения и быстро действовать в нестандартных ситуациях – незаменимое качество для управленца любого уровня. А персональному ассистенту предоставляется отличная возможность реализовать свои возможности и развить свои таланты. Решая задачи различного уровня ответственности и сложности, общаясь с высокопоставленными людьми, ассистент учится быстро принимать решения и действовать, что впоследствии позволяет ему ставить перед собой все более амбициозные цели. Талантливые специалисты не только растут внутри компании рядом с достойным руководителем, но и нередко впоследствии эти компании возглавляют. Помните об этом на своем пути к карьерным вершинам!

Анастасия Селиванчик, руководитель департамента «Промышленность и производство»