Законом не установлены конкретные способы хранения трудовых книжек работников и вкладышей к ним, а также бланков этих документов.
Работодатели обязаны вести учет трудовых книжек работников и вкладышей в них, а также бланков этих документов (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, далее – Порядок). Форму книг учета и регистрации бланков трудовых книжек и вкладышей и учета движения трудовых книжек они вправе разработать самостоятельно (п. 40 Порядка).
Читайте в журнале «Директор по персоналу»: Новые бланки бумажных трудовых книжек с 2023 года. Чем отличаются от старых и когда придется использовать
Памятка: как заполнить титульный лист нового бланка трудовой книжки до и после 1 января 2023 года
Скачайте памятку в журнале >>>
Бланки трудовых книжек — документы строгой отчетности. Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, получает их по заявлению (п. 41 Порядка). Работодатель должен организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначают приказом руководителя (п. 42 Порядка).
Как напомнили в письме специалисты ведомства, Порядком не установлены условия хранения бланков трудовых книжек и вкладышей, а также трудовых книжек работников. Их сохранность работодатель вправе обеспечить любыми доступными способами. Например, он может оговорить своим внутренним нормативным актом, что бланки трудовых книжек и вкладышей, а также трудовые книжки работников (вкладыши в них) хранятся в сейфах или металлических шкафах. Это позволит обеспечить сохранность этих документов.
- Когда писать про премию в трудовой книжке: новое разъяснение от Минтруда
- Потеряли трудовую книжку работника. Как оформить титул и разделы дубликата по новым правилам
- За какие ошибки в работе с трудовыми книжками и личными карточками не штрафует ГИТ
- Минтруд разъяснил, как теперь вести бумажные трудовые. Что из этого взять в работу
Источник: письмо Минтруда России от 14.08.2023 № 14-6/ООГ-5304
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
Памятки по инструктажам по охране труда
10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.Большая подборка образцов журналов учёта
Книги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.Идеальный образец согласия на обработку персональных данных
Шаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.Образцы записей в трудовую книжку
7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.Обязательные документы по пожарной безопасности
Приказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.