Можно ли удалить документ из СЭД?
Вопрос
При бумажном документообороте нечасто, но возникали ситуации, когда после подписания документа необходимо было что-то изменить в тексте, поэтому происходило уничтожение документа вместе с подписью. Можно ли в СЭД электронно «порвать» документ, удалить его из системы?
Ответ
Прежде всего, стоит отметить, что правила работы с подписанными электронными и бумажными документами общие, т.к. электронный документ, подписанный электронной подписью, считается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи").
При замене подписанного документа важно учитывать вид документа и факт его регистрации.
Если необходимо изменить содержание подписанного письма (исходящего или внутреннего – например, служебной записки), то сделать это можно до момента отправки документа путем уничтожения старой версии и создания и подписания новой. Если необходимо заменить подписанный нормативно-распорядительный документ, который, как правило, подлежит немедленной регистрации, то в этом случае правильным действием будет разработка новой версии документа со ссылкой на заменяемую и описанием вносимых изменений.
После подписания и регистрации новой версии нормативно-распорядительного документа предыдущая версия считается утратившей силу. При этом уничтожать документ нельзя, т.к. документ, как в бумажной версии, так и в электронной, должен храниться до истечения срока хранения данного документа.
