Что такое Google Docs и каковы его возможности?

42

Вопрос

Сегодня много говорят о Google Docs. А что это такое  и что он реально может?

Ответ

Google Docs − это бесплатный онлайновый интегрированный офисный пакет, включающий текстовый и табличный редакторы, приложения для создания презентаций и работы с рисунками, а также инструмент для разработки простых опросных форм для сбора информации и проведения опросов.

Создаваемые документы и таблицы сохраняются на специальном сервере Google или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введенным данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к Интернету, и даже любого мобильного устройства (при этом доступ защищен паролем). Такая технология получила название «облачных вычислений». В рамках данной технологии совокупность компьютеров (серверов), осуществляющих обработку и хранение данных, называют «вычислительным облаком».

Что может Google docs?

Сервис Google documents позволяет легко создавать и совместно редактировать документы.

Обычно технология работы над одним документом нескольких авторов выглядит следующим образом:

1.     Создается первый проект документа, который, как правило, в качестве вложения отправляется по электронной почте.

2.     Получатели делают исправления и отправляют отредактированный вариант автору.

3.     Автор создает следующую версию на основе присланных исправлений и опять по электронной почте отправляет заинтересованным лицам.

Этот процесс может продолжаться долго, при этом создается большое количество версий документа, которые, как минимум, нужно хранить и которыми нужно управлять (недаром управление версиями документа является одной из функций систем электронного документооборота).

В Google documents создается или загружается только один документ, с которым могут работать все пользователи с открытой возможностью редактирования, а все внесенные изменения могут быть легко отслежены автором документа.

Итак,  Google docs позволяет:

  • загружать документы Microsoft Office, OpenOffice, RTF, HTML или текст в формате .txt и создавать документы в Google;
  • осуществлять одновременное редактирование документов он-лайн совместно с другими определенными вами пользователями;
  • отслеживать все изменения и авторов изменений, а также осуществлять возврат к любой предыдущей версии;
  • публиковать документы как веб-страницы или посты в блогах;
  • отправлять документы как вложения по электронной почте.

«Облака» на практике.  Регистрация аккаунта Google docs

Если у вас уже есть Google account (например, почтовый ящик на gmail.com – почтовый сервис Google), то для того чтобы перейти к совместной работе (collaboration) с документами, достаточно выбрать сервис Документы в верхней части окна почтового ящика.

Аккаунт (англ. − account) − учетная запись пользователя (сайта, блога, форума, чата), регистрационная запись, преобразующая статус посетителя из гостя в полноправного пользователя.

Если почтового ящика gmail.com нет, а есть любой другой, то следует зайти на сайт Гугла, выбрать в верхней части окна в списке сервисов Google ещеДокументы.

В результате вы попадете на страницу входа и регистрации (создания аккаунта).

Она же используется для доступа к Google docs (если аккаунт создан) – нужно ввести адрес своей электронной почты и пароль в области Войдите в свой Google счет.

Обратите внимание, что эта страница не локализована (не русифицирована), но с помощью панели Переводчика Google можно ее перевести, нажав кнопку Перевести

Щелкните текст Создайте аккаунт прямо сейчас, после чего вам будет предложена форма, аналогичная той, которая используется для регистрации любого онлайнового почтового ящика.

После успешного заполнения формы вы переходите в область работы с документами.

Прежде чем приступить к работе с документами, осуществим основные настройки параметров. Для этого перейдите в меню Настройки (Settings) в правом верхнем углу, выберите из меню пункт Настройки Документов (Documents settings), после чего откроется окно Настройки – и выберите необходимые параметры. Настройка большинства параметров интуитивно понятна. Обязательно установите Язык: Русский – это позволит русифицировать интерфейс. Прокомментируем переключатель Где пункты открыты* и опцию Обновление показателей.

Первый используется для выбора места, в котором будут открываться страницы и документы, пункт В новом окне подразумевает открытие документов в новом окне, если браузер не поддерживает работу с вкладками, или в новой вкладке, соответственно опция В текущем окне настраивает открытие документа в том окне, в котором вы работаете.

Опция Обновление показателей позволяет установить использование жирного шрифта для новых или обновленных документов (примерно так же, как в почтовом ящике непрочтенные сообщения помечаются жирным шрифтом).

Обратите внимание на настройку Хранение: Google предоставляет бесплатно 1024 MB, если нужно больше, то предлагается купить дополнительный объем – подробности можно узнать, кликнув на пространство для хранения. В указанном объеме документы Google не учитываются.

Создание документа Google

Чтобы создать новый документ Google, в окне приложения Google docs нажмите кнопку Создать новый и из открывшегося списка выберите Document.  Созданный документ будет открыт для работы в новом окне или вкладке, если в параметрах установлена опция В новом окне, и в текущем окне, если выбрана альтернативная опция.

Щелчок на области Новый документ (Untitled Document) открывает окно для ввода названия документа – Переименовать документ (Rename Document). Для сохранения документа нажмите кнопку Сохранить сейчас (Save now), которая находится в правом верхнем углу.

Чтобы сохранить созданный документ на вашем компьютере, откройте пункт меню Файл, выберите команду как и укажите формат, в котором следует сохранить данный файл. После этого файл будет сохранен в папке Downloads на жестком диске.

Использование шаблонов для создания документов

Для создания документов также могут использоваться шаблоны – щелкните Создать в окне приложения Google docs и выберите из открывшегося списка По шаблону Просмотрите галерею шаблонов (Browse template gallery), после чего вы перейдете на страницу, содержащую все шаблоны Google docs. Если необходим шаблон текстового документа, выберите в правой части из группы Все типыДокументы. Можно также отбирать наиболее популярные или шаблоны по категориям, например резюме, календари и расписания и т.п., а также сортировать по языку.

Пока неудобство заключается в том, что большинство шаблонов представлено не на русском языке, но с ростом популярности и использования этого сервиса будут появляться и такие шаблоны.

Кстати, любой документ Google docs можно сделать шаблоном − щелкните команду Отправить шаблон (Submit a template), в открывшемся окне выберите нужный шаблон, введите его краткое описание, укажите категорию и язык. После отправки шаблона ваш документ становится доступным шаблоном для всех, а изменения, которые Вы вносите в этот документ, автоматически отображаются в шаблоне.

Загрузка существующих документов в Google docs

Для того чтобы поместить существующий документ в рабочую область Google docs, нажмите кнопку Загрузка, в результате откроется окно Загрузить файлы. Теперь приложение предоставляет две возможности. Первая заключается в простом перетаскивании файлов из окна Проводника в область Перетащите файлы здесь (Drag and drop files here), а вторая − в выборе файлов в окне, которое открывается после запуска команды Выбрать файлы (Select files) to upload (или Выбрать другие файлы (Select other files) Select more files, если некоторые документы уже загружены).

Есть ограничения по объему загружаемых файлов − файл не может превышать 1 МВ и включать внедренный графический объект объемом более 2 МВ. Данное ограничение не касается файлов Google docs – размеры создаваемых в приложении документов могут быть произвольными.

После того как нужные файлы выбраны, нажмите на кнопку Начать загрузку.

Обратите внимание на параметры преобразования файлов. Если Вы хотите иметь возможность совместного редактирования файлов, установите соответствующую галочку.

Удаление документа

Наведите курсор на название документа, который следует удалить, – справа от названия появится раскрывающееся меню Действия. В данном меню выберите пункт Переместить в корзину – документ будет перемещен во временное хранилище Корзину. Чтобы просмотреть документы в Корзине, щелкните пункт Корзина в навигационной панели в левой части окна Google docs. Восстановление документа из Корзины производится простым перетаскиванием документа из корзины на необходимую папку в навигационной панели.

Это же меню Действия используется для других действий с документом: переименования, пометок, загрузок, создания шаблонов и т.п.

Общие замечания по редактированию и форматированию  документов

Нужно сразу отметить, что Google docs является текстовым редактором, а не текстовым процессором, к которым относится, скажем, MS Office Word. Тем не менее он предоставляет достаточное количество средств для работы с документами, таких, как: стили заголовков, работа с таблицами, работа с изображениями, организация навигации по документу и ссылки.  

Структура меню сервиса Google docs аналогична привычному меню текстовых процессоров и редакторов. Например, пункт меню Файл включает команды, позволяющие открыть, создать новый документ, настроить параметры страницы и печати, просмотреть историю изменений.

Для редактирования и форматирования используются главное меню и панель инструментов. При наличии опыта работы с текстовыми процессорами и редакторами освоение возможностей Google docs не составит труда. Отметим, что доступный набор шрифтов зависит от набора уже установленных на вашем компьютере.

Анонсы будущих номеров
    Подробнее о журнале


    Ваша персональная подборка

      Мероприятия

      Мероприятия

      Проверь свои знания и приобрети новые

      Посмотреть

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией
      Вебинар «Секретарь в соцсетях. Правила поведения»
      Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»




      Вопрос - ответ

      Отвечаем на Ваши вопросы

      Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности?
      Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты
      Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот
      Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут? Читайте ответ на вопрос
      Задайте свой вопрос здесь>>> www.sekretariat.ru/pk

      PRO Делопроизводство
      Портал для руководителей служб ДОУ и секретарей всех уровней

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64197 от 25.12.2015


      E-mail: document@sekretariat.ru

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь и продолжите чтение!

      Регистрация бесплатная и займет всего минуту!

      После регистрации вы сможете:

      • читать любые статьи по Делопроизводству и Документообороту на нашем сайте
      • бесплатно подписаться на ежедневные новости для секретарей и офис-менеджеров
      • участие в онлайн вебинарах и возможность задавать вопросы экспертам

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Всего один шаг - и документ Ваш!

      Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И получить доступ на сайт Займет минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль