Какие регистрационные формы используются в делопроизводстве?

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.

Эксперт делится важной информацией о делопроизводстве в материале по ссылке.

Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, следует вести одновременно несколько журналов регистрации  - отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их нужно систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках или формировать специальные контрольные файлы в компьютере.

Мы рассказывали ранее о ведении делопроизводства в материале по ссылке.

Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации, например:

Форма журнала регистрации входящих документов

Продолжение

Форма журнала регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации входящих документов (по видам и разновидностям)

Форма регистрационно-контрольной карточки

Читайте о регистрации документов, чтобы не совершать ошибок.

Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации, в организациях чаще всего формируются картотеки по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.д.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!