text
Секретариат

Какие регистрационные формы используются в делопроизводстве?

  • 20 июня 2017
  • 381

Вопрос

Какие регистрационные формы используются в делопроизводстве в настоящее время? Кем они устанавливаются?

Ответ

Каждая организация самостоятельно определяет, какие регистрационные формы будут применяться в делопроизводстве. Основными регистрационными формами продолжают оставаться журнальная форма и карточная.


Эксперт делится важной информацией о делопроизводстве в материале по ссылке.


Журналы или книги регистрации, заполняемые от руки, удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, следует вести одновременно несколько журналов регистрации  - отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов.

Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и их нужно систематизировать по срокам, в связи с чем необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках или формировать специальные контрольные файлы в компьютере.


Мы рассказывали ранее о ведении делопроизводства в материале по ссылке.


Регистрационно-контрольные карточки (РКК), заполнявшиеся раньше на пишущих машинках, а в настоящее время изготавливаемые с помощью компьютера, позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.

Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

Формы регистрационного журнала и регистрационно-контрольной карточки не регламентированы, т.е. состав и расположение реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ организации, например:

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления документа

Регистрационный номер документа

Корреспондент (автор)

Дата документа

Номер документа

Краткое содержание

1

2

3

4

5

6

01.06.2009

128/04-08

ЗАО «Мегаполис»

21.05.2009

07-11/63

О поставке комплектующих изделий

Продолжение

Резолюция или кому направлен документ

Дополнительные сведения о документе

Расписка в получении документа (подпись и дата)

Отметка об исполнении документа

исполнители

задание

срок исполнения

автор резолюция

дата внесения

7

8

9

10

11

12

13

14

Отдел сбыта Сидоров В.Я.

Подготовить проект договора поставки

10.02.

2009

Зам.директора

02.02.

2009

Приложение на 2 л. в 1 экз.

Сидоров 02.02.2009

Отправлен проект договора от 10.02.2009 № 14-п

Форма журнала регистрации исходящих документов

Дата документа

Регистрационный номер

Адресат

Краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Сведения об ответном документе

дата поступления

регистрационный

краткое содержание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

23.03.2009

01-05/209

ЗАО «Медсервис»

О приглашении на презентацию

Директор

Менеджер отдела рекламы Серегин В.В.

04.04.

2009

318/01-05

Об участии в презентации

Форма журнала регистрации входящих документов (по видам и разновидностям)

Дата документа

Регистрационный номер

Краткое содержание

Кем подписан документ

Исполнитель

Куда передан

Расписка в получении (подпись, дата)

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6

7

8

17.05.2009

68

О внесении изменений в штатное расписание

Директор

Менеджер по персоналу Ванина О.И.

Бухгалтерия

Иванов 18.05.2009

В дело № 01-06 18.05.2009

Форма регистрационно-контрольной карточки


Читайте о регистрации документов, чтобы не совершать ошибок.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Корреспондент ЗАО «Информсервис»

Дата поступления и индекс документа

15.06.2009         № 2143/02-09

Дата и индекс документа

08.06.2009 № 03-05/528

Краткое содержание О разработке программного обеспечения

Резолюция или кому направлен документ

Пименову С.Н.

Составить техническое задание.

Срок – 13.07.2009

Отметка об исполнении документа

В дело № 02-09           16.07.2009

Регистрацию документов-ответов целесообразно вести на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

В зависимости от задач поиска информации, в организациях чаще всего формируются картотеки по корреспондентам, по видам документов, по алфавиту авторов документов, по обращениям граждан, кодификационные и т.д.

Еще не подписаны на наше издание? Оформите бесплатный доступ и читайте статьи в течение трех дней!

Рекомендации по теме

Мероприятия

Мероприятия

Проверь свои знания и приобрети новые

Посмотреть

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
Вы — делопроизводитель? Зарегистрируйтесь!

Регистрация бесплатная и займет всего 1 минуту!
После регистрации вы сможете:

  • читать любые статьи по делопроизводству на нашем сайте!
  • бесплатно подписаться на ежедневные новости по делопроизводству;
  • участвовать в вебинарах;
  • задавать вопросы экспертам.

Оставайтесь с нами!
с заботой о вас, портал PRO-Делопроизводство

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Всего один шаг - и документ Ваш!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты. После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.