Что представляет собой работа в СЭД с групповыми задачами?

Работу в СЭД с групповыми задачами проще всего проиллюстрировать на примере проекта строительства любого производственного или промышленного объекта (например, электроподстанции, котельни, цеха деревообработки и любого другого производства).
Все работы связаны с необходимостью решить множество коллективных задач и обработать большой объем документов, потому пример будет наглядным.
Если мы будем рассматривать подобный проект с позиции подрядчика, который выполняет работы по строительству и обслуживанию оборудования, то возникает не менее трех больших потоков задач и документов.
Первый связан с внутренними бизнес-процессами компании-подрядчика. Он состоит из нескольких разных типов документации (в том числе, сметной, договорной и проектной). Последний тип документации касается этапов, сроков, а также внутренних согласований и взаимодействия различных служб. Это создает большой объем контента и связанных с ним различных задач, выполнение которых зависит от работников самых разных специализаций — от технических служб подрядчика до юристов и бухгалтерии.
Второй поток — разрешительная документация. Она полностью связана с проектной. Ведь к определенному этапу строительства нужно иметь согласования от соответствующих ведомств (например, Ростехнадзора, Росприроднадзора, Росэкспертизы).
Если не получить вовремя разрешение, то придется перенести сроки, что приведет к издержкам, недовольству заказчика. Кроме того, в таком случае возникает риск расторжения контракта.
Третий поток задач касается взаимодействия с заказчиком. Как поступить, если на складе нет необходимого оборудования или его доставка займет много времени и приведет к дополнительным расходам? Можно ли отдельные материалы и технику заменить на аналоги других производителей? Согласится ли заказчик на более дорогие комплектующие или он согласен ждать поступления дешевых? Какая из сторон будет получать разрешительную документацию? Нужна ли независимая экспертиза по какому-либо вопросу строительства?
Даже в ходе типового проекта такие вопросы возникают десятками. Все вопросы нужно обсудить и согласовать с заказчиком.
Задачи, появляющиеся при привлечении к строительству субподрядчиков, можно выделить в отдельный поток.
Можно ли упорядочить работу над всеми этими документами и задачами? В классическом электронном документообороте это не получится. Ведь каждый отдельный поток представляет собой цепочку различных внутренних, входящих и исходящих документов. Увязать этот объем контента в одной системе с помощью классического документооборота невозможно. Приходится выбирать что-то одно: либо контент, либо процесс.
Однако современные СЭД снабжены инструментами, позволяющими объединить сложные контент и процессы, а также связать задачи и документы с ответственными сотрудниками. Например, адаптивный кейс-менеджмент (Adaptive Case Management). При его использовании большой проект можно объединить в подобие локальной социальной сети, которая отделена от контура делопроизводства, но использует интерфейс СЭД.
В такой сети объединены только необходимые для проекта документы и сотрудники. Дополнительно пользователям доступны удобные инструменты планирования, согласования, а также контроля за ходом проекта. Необходимые изменения может внести или основной владелец кейса, или же ответственный квалифицированный сотрудник, отвечающий за определенный этап работ.
Кейс является удобной средой, где коллективные комплексные задачи можно решить наиболее оптимальным способом — на основе компетенций участников проекта, а не на основе директив и регламентов, применяемых в классическом документообороте.