Вопрос
Что такое «формирование дел»? Как это происходит на практике?
Ответ
Часто приходится сталкиваться с такой ситуацией, когда работники после исполнения документов (например, после отправления писем) складывают их копии в ящик стола, чтобы они были «всегда под рукой». Но документы накапливаются, и через какое-то время отыскать нужный практически невозможно.
Для организации желателен такой порядок хранения документов, при котором оперативно можно было бы найти нужную информацию для решения того или иного вопроса: ведь необходимость повторного обращения к документам часто возникает и после завершения работы с ними. Поэтому исполненные документы должны в определенном порядке подшиваться в папки (скоросшиватели, регистраторы), то есть помещаться в дела.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил официальное определение дела:
Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Правильное распределение документов в дела позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы или разложены внутри дел, то есть как дела сформированы*.
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
В небольших организациях, где за делопроизводство отвечает, как правило, один работник (например, секретарь руководителя), дела формируются централизованно в секретариате. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются в службе документационного обеспечения управления (секретариате руководства, канцелярии).
В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).
Например, если в номенклатуру включено 20 дел, то заводится 20 папок.
При заведении дел в делопроизводстве обязательно оформляют обложки папок. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.
При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые, во-первых, дают возможность быстро определить, в какую папку следует поместить тот или иной документ. Во-вторых, после того как дело сформировано, они указывают на состав документации, находящейся в папке, и позволяют найти нужный документ.
На обложке помещают следующие сведения:
- название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами. Например:
Московский государственный университет им. М.В. Ломоносова - МГУ;
- название структурного подразделения:
Канцелярия, Бухгалтерия, Планово-экономический отдел;
- индекс дела в соответствии с индексом, присвоенным ему в номенклатуре дел, например:
Дело № 03-07, где 03 – это индекс структурного подразделения (участка деятельности), 07 – порядковый номер дела в номенклатуре;
- заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, также переносится на обложку из номенклатуры без изменений;
- срок хранения дела, например:
3 года, 5 лет, «хранить постоянно» и др. (в соответствии с номенклатурой дел).
Читайте о исходящих документах, чтобы не совершать ошибок.
После того как папки заведены и оформлены, начинается собственно работа по формированию дел. Она складывается из следующих операций:
- распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
- расположение документов внутри дел в определенной последовательности.
Несмотря на кажущуюся простоту, все операции по формированию дел должны проводиться по определенным правилам. Только тогда будет возможен быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности.