В крупных организациях в течение одного дня могут проходить десятки собраний, поэтому секретарям-референтам зачастую приходится готовить несколько стенограмм, переслушивая запись несколько раз и стараясь не упустить важные детали. Из-за этого весь процесс становится долгим и муторным, а материалы по итогам заседаний доходят до их участников через несколько дней, что замедляет исполнение задач и поручений.
Как следствие — недовольные руководители и участники встреч, замученные и уставшие секретари. Самая частая проблема собраний, которые прошли без секретаря, заключается в потере информации.
Почему компании не всегда уделяют внимание решению этих проблем
Проведение совещаний не является первостепенным процессом компании, не несет прямую выгоду. Но стоит только задуматься, что в среднем топ-менеджер тратит более 50% своего рабочего времени на собрания, а руководитель среднего звена – 35%, как становится понятно, что решение этой проблемы будет финансово выгодно.
Неудобства при подготовке итоговых материалов по совещанию чаще всего испытывают не сами руководители, а их помощники, поэтому проблематика воспринимается скорее как личная. Еще одной причиной упущения решения задачи служит тот факт, что по проведению совещаний нет четких KPI, следовательно, не так очевиден экономический эффект от внедрения подобных решений.
Как помогает автоматизация
Можно ли избежать муторной и долгой подготовки итоговых артефактов встреч? Реально ли сделать протоколирование собрания эффективнее?
На оба вопроса можно уверенно ответить — «да», в этом на помощь придет SumMeet.
SumMeet — инновационный сервис по автоматическому протоколированию собраний. Решение автоматически подготовит материалы по итогам онлайн-встреч (в дальнейшем и офлайн-встреч) при помощи искусственного интеллекта.
Пользовательские возможности
- Автоматическая загрузка аудио-записи из ВКС
- Прослушивание записи с возможностью ускорения
- Просмотр стенограммы и её редактирование
- Редактирование резюме встречи с разделением по блокам (например, вопросы, решения и задачи)
- Редактирование пунктов резюме и их создание из отрывков стенограммы
- Формирование протокола под свой шаблон
- Выгрузка материалов
- Возможность поделиться карточкой собрания с ее итогами с внешним пользователем
- Создание архива записей
- Полнотекстовый поиск
Карточка совещания в интерфейсе SumMeet
Благодаря SumMeet можно получить следующие выгоды:
Ускорение процесса. Сокращение временных и материальных затрат на подготовку артефактов по итогам встреч.
Упрощение фиксации итогов. Не нужно несколько раз переслушивать аудиозапись, чтобы понять, о чем же там говорится. Также не нужно делать быстрые заметки по ходу совещания, а потом разбирать и сводить их, так как система автоматически формирует стенограмму.
Быстрое ознакомление с итогами встреч. Благодаря сервису можно быстро найти встречу по участникам, ключевым словам и задачам, посмотреть на итоги по авто-минуткам или пробежаться глазами по стенограмме. Это может быть полезно, когда сотрудник хочет освежить в памяти основные положения по конкретному вопросу, отследить причину принятого решения, узнать итоги пропущенного совещания или быстро погрузиться в тему при присоединении новых коллег к проекту.
Список совещаний в интерфейсе SumMeet
Как это работает при разных форматах встреч
При разных форматах встреч решение привносит определенную ценность.
При внутренних встречах решение SumMeet подходит для совещаний на высоком уровне, так как обычно для них нужно протоколирование в классическом виде. Сервис помогает ускорить процесс подготовки стенограммы и протокола, взяв на себя «грязную рутинную работу».
Что касается встреч менеджеров среднего звена и проектных команд, протоколирование (и даже запись) обычно не ведется, информация забывается, поэтому фиксация основных моментов в системе поможет не терять знания.
Во время внешних созвонов зачастую необходимо параллельно обсуждать вопросы и фиксировать решения, чтобы в ответном письме продублировать то, на чем в итоге остановились. Здесь важно не упустить условий договоренностей и обязательств, и наше решение как раз позволяет избавиться от этой головной боли.
Области применения автоматического решения
Сервис SumMeet служит для аудио- и видеозаписи встреч, их обработки, подготовки итоговых артефактов после собраний (как в автоматическом, так и в ручном формате) и ознакомления со всеми материалами.
Он предназначен для:
- Секретарей и модераторов собраний
- Топ-менеджмента
- Коллегиальных органов управления
- Распределенных команд
- Проектных групп
А также для организаторов онлайн-мероприятий, руководителей образовательных организаций, педагогов и консультантов по различным направлениям (психология, телемедицина, финансы, трекшн и др.).
Как мы используем решение в компании
По окончании MS Teams/ Zoom-совещаний в нашей компании система загружает метаданные и медиафайлы собрания, обрабатывает аудио (и видео, при наличии) дорожки в пригодный для воспроизведения в современных браузерах формат, после чего аудио данные при необходимости на лету конвертируются в пригодный для конкретной ASR (Automatic Speech Recognition) формат и производится преобразование речи в текст, по итогу которого в системе появляется стенограмма. На основании стенограммы при помощи моделей машинного обучения, производится классификация текста в «минутки» (meeting minutes), при этом сотрудник может вносить изменения в их текст и выгрузить итоговый протокол по заранее заданному шаблону. Механизм записи собраний отличается для каждой системы: в Teams это происходит через бота, заранее приглашённого на встречу как участника, в Zoom же запись производится встроенными средствами с заранее выставленными настройками по разделению аудио участников. Также имеется интеграция с календарём, позволяющая получать сведения обо всех приглашённых участниках встречи, её теме, плановой продолжительности и т.п.
Запись онлайн-собрания в MS Teams при помощи приглашенного участника – бота SumMeet
Отличие от коробочных решений
На данный момент базовые модели по распознаванию речи, использующие технологию ASR, хорошо понимают обобщенную лексику. Так, Алиса в «Яндекс.Картах» верно услышит название улицы, но могут возникнуть сложности, если вы назовете непопулярное сокращенное название здания. Поэтому «коробочные» решения по распознаванию речи в записи собраний не могут дать хорошее (и даже удовлетворительное) качество. Нужна адаптация лингвистических моделей под ваши данные, обучение терминам и специфическим словам, характерным для вашей деятельности (названия подразделений, аббревиатуры, сленг и пр.). Настройка ASR-моделей под конкретную лексику дает значительное снижение частоты ошибок (WER), метрика падает среднем на 20%.
Если вас заинтересовало решение, мы готовы обсудить ваши проблемы, подобрать решение под ваши задачи. Также приглашаем к участию в технологическом эксперименте: вы можете предоставить пробную аудио-запись вашей встречи, а мы покажем получившийся результат, сформированный моделями искусственного интеллекта.
Подробнее о решении по ссылке >>>
Приглашаем 23 марта в 11:00 на бесплатный вебинар «Как упростить подготовку протокола собрания? Технологии будущего идут на помощь», на котором подробнее расскажем про возможности облегчения процесса протоколирования при помощи технологий и покажем на примерах.